Jak stworzyć plan urlopów na 2022 rok? (Darmowy szablon!)

Koniec roku to ostatni moment na przygotowanie planu urlopów na nadchodzący 2022 rok. Mimo że stworzenie takiego planu nie jest obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorstw, to jak co roku zachęcamy, aby przychylniej spojrzeć na tę możliwość.  Zdecydowanie się na jego utworzenie niesie wiele korzyści. Dobrze przygotowany plan urlopu to gwarancja, że w trakcie roku nie zabraknie Ci rąk do pracy niezależnie od sezonu, okoliczności sprzyjających długim wyjazdom czy wakacji. W poniższym artykule znajdziesz garść wskazówek, które pomogą Ci stworzyć dobry plan urlopów na rok 2022.

Plan urlopów na 2022 rok —  obowiązek czy dobra praktyka? 

Planu urlopowe nie muszą powstawać w przedsiębiorstwach, w których nie działa organizacja związkowa lub gdy działa, ale wyraziła zgodę, aby planów nie tworzyć.

Obecnie, kiedy każdy z nas ma napięty harmonogram dnia i skrupulatnie planuje nawet najdrobniejsze czynności, plan urlopowy stał się dobrym wyjściem naprzeciw oczekiwaniom pracownika. Każdy pracownik zapewne chciałby móc ustalić z przełożonym z wyprzedzeniem termin własnego urlopu, aby zaplanować wyjazd, zgrać terminy z partnerem czy przyjaciółmi.

Z perspektywy pracodawcy stworzenie planu też jest przydatne. Pozwala to na uniknięcie nieporozumień i kłótni, kiedy urlop nie może być udzielony w terminie, jaki życzyłby sobie pracownik, czy zbyt wielu pracowników chciałoby wziąć wolne w tym samym czasie. 

Ważny aspekt planowania urlopów to ustalenie ich w taki sposób, aby nie zaburzyły normalnego toku pracy. 

Od czego zacząć? 

Przygotowanie planu urlopowego rozpocznij od zweryfikowania u swoich pracowników ilości niewykorzystanych dni wolnych za rok 2021. Będziesz bowiem musiał wykazać je w wymiarze przysługującego urlopu na nadchodzący rok i wykorzystać je w pierwszej kolejności. Pamiętaj, że zaległe dni urlopowe Twoi pracownicy mogą wykorzystać do 30 września, jednak zachęcam, aby nie czekać do ostatniej chwili i zaproponować skorzystanie z urlopu z początkiem roku. 

Kolejnym krokiem jest zweryfikowanie ilości przysługujących dni wolnych na rok bieżący. W zależności od stażu pracy wymiar urlopu może wynieść 21 lub 26 dni. 

Jeśli pracownik ma umowę na czas określony, który upływa w trakcie roku, to ustal urlop przysługujący proporcjonalnie do okresu trwania umowy. W tym przypadku planowanie urlopów możesz podzielić na dwie części — ten przysługujący wyliczony zgodnie z obowiązywaniem umowy oraz teoretyczny, który będzie przysługiwał do końca roku, jeśli z pracownikiem zawrzesz kolejną umowę.

Dodatkowo warto uwzględnić rodzaje urlopu, które mogą wpływać na zwiększenie liczby dostępnych dni wolnych i będą to m.in.:

  • urlop uzupełniający — przysługuje pracownikom, którzy w tym samym roku kalendarzowym wykorzystały wszystkie 20 dni urlopu wypoczynkowego lub nabyły prawo do zwiększonego wymiaru urlopu wynoszącego 26 dni (ich staż pracy przekroczył 10 lat) 
  • ​​urlop dodatkowy — przysługuje niektórym pracownikom np. ze względu na stopień niepełnosprawności, wykonywany zawód, działania wojenne. 

Odejmij jednak 4 dni urlopu na żądanie — te dni pracownik wykorzystuje w dogodnym dla siebie terminie, bez konieczności wcześniejszego ustalania z przełożonym.

Otrzymaną w ten sposób liczbę dni i godzin urlopu rozplanuj z uwzględnieniem wniosków pracowników w taki sposób, aby nie brakło Ci rąk do pracy i podczas urlopu praca realizowana była w miarę płynnie. 

Urlopy planuj na dni będące dla pracownika dniami pracy w liczbie godzin, jaką zazwyczaj dana osoba przepracowuje. 

Więcej o zasadach tworzenia rocznego planu urlopowego możesz przeczytać tutaj

Kluczowe okresy w aspekcie tworzenia planu urlopów na 2022 rok

Poniższe terminy są bardzo popularne w kontekście urlopów. Ustal z pracownikami możliwość udzielenia urlopów w tych terminach.

Nowy rok i Święto Trzech Króli: 

Święto Trzech Króli przypada w tym roku na czwartek, więc pracownicy będą wnioskować na piątek, aby zyskać 4 dni wolnego. 

Majówka: 

Weekend majowy przypada w tym roku na niedzielę (01.05)  i wtorek (03.05). Część Twoich pracowników będzie chciała przedłużyć weekend i wnioskować o dzień wolny w poniedziałek między świętami. 

Długi weekend czerwcowy: 

Boże Ciało przypada w roku 2022 na czwartek, a to oznacza, że jego przedłużenie wiąże się z koniecznością wzięcia urlopu i w sumie zapewnia 4 dni odpoczynku. 

Długi weekend sierpniowy: 

Święto, które obchodzimy 15 sierpnia, w roku 2022 wypada w poniedziałek i przedłuża weekend o jeden dzień. Nie spodziewaj się więc wniosków urlopowych na ten okres.

Boże Narodzenie

W roku 2022 święta Bożego Narodzenia przypadną na niedzielę i poniedziałek. Wolne w Wigilię czy przedłużenie wypoczynku będzie wiązało się ze złożeniem wniosku o urlop. 

Poza tymi okresami spodziewaj się wniosków na okres ferii zimowych tj. od 17 stycznia do 27 lutego (w zależności od województwa). Najbardziej popularnym okresem urlopowym są wakacje. Te szkolne zaczynają się 24.06 i trwają do końca sierpnia. 

Jeśli w Twojej firmie w tych okresach jest najwięcej pracy, to poinformuj pracowników, że udzielenie wtedy urlopu może być trudne. 

Ważne wskazówki tworzenia planu urlopów na 2022:

  1. Przed przystąpieniem do tworzenia planu urlopów na rok 2022, dobrą praktyką jest analiza danych o sprzedaży, liczbie zamówień czy klientów. Sprawdź kiedy pracy w związku z tym jest najwięcej i minimalizuj liczbę udzielanych w tym czasie urlopu. Będziesz wtedy potrzebować wszystkich rąk na pokładzie.
     
  2. Wspólnie z pracownikami przeanalizujcie wszystkie długie weekendy i święta, w okolicy których potencjalnie możesz spodziewać się wzmożonego wnioskowania o urlopy. O tego typu okolicznościach pisaliśmy w artykule Grafik pracy na styczeń 2022 - przydatne wskazówki. Ustal, ile osób może pójść na urlop w tych terminach i jakie to będą osoby, w sposób sprawiedliwy.

    W Grafiku Optymalnym będziesz mógł zaplanować urlopy dla wszystkich pracowników. System wskaże ilość dostępnych godzin urlopowych, oraz liczbę godzin już zaplanowanych. Uzyskasz także dostęp do zbiorczych raportów okresowych. Wygodny interfejs pomoże Ci zaplanować urlopy w taki sposób, by nie zaburzyć toku pracy w firmie. Ustalisz też okresy, na które wnioskowanie o urlop nie jest możliwe.
     
  3. Ustal z pracownikami formę składania wniosków na wskazane dni. Możesz poprosić o przesłanie ich w wersji tradycyjnej (papierowej) lub w formie wniosku urlopowego online, co rzecz jasna jest dużo wygodniejsze. 
     
  4. Poinformuj pracowników, w jakich terminach udzielenie urlopu nie jest możliwe i wyjaśnij dlaczego.
     
  5. Poinformuj o możliwości zmiany planu urlopowego zarówno na prośbę pracownika jak i pracodawcy

Jeśli został ustalony termin urlopu, a pracownik nie ma jeszcze zaakceptowanego wniosku, zostanie to wykazane w grafiku. 

Nie narażaj się na błędy!

Najlepszy plan to brak planu? Nie w tym wypadku! Brak dobrze stworzonego konspektu to ryzyko narażenia się na błędy. Należą do nich między innymi: 

  • niewłaściwa liczba zaplanowanych dni urlopu
  • udzielanie urlopów w wysokim sezonie
  • nakładanie się urlopów
  • brak czasu na przekazanie spraw organizacyjnych między pracownikami

W artykule Plan urlopów — najczęściej popełniane błędy  opisaliśmy je szczegółowo i podpowiedzieliśmy, dlaczego nie warto ich popełniać. 

Plan urlopów online

Planowanie urlopów może być bardzo pracochłonne, jednak wcale nie musi takie być. Możesz zautomatyzować ten proces i stworzyć plan urlopowy w programie do tworzenia grafików online. Grafik Optymalny pozwoli Ci zaplanować urlopy pracowników tak, aby nie zabrakło Ci rąk do pracy, a dodatkowo zaplanowane urlopy automatycznie przeniosą się do bieżących grafików. Dzięki e-obiegowi szybko zaakceptujesz, odrzucisz lub anulujesz urlop, a to wszystko z dowolnego miejsca na świecie. Sprawdź te i inne funkcjonalności Grafiku Optymalnego i zacznij tworzyć plan urlopu i grafiki czasu pracy online. 

Pobierz darmowy szablon planu urlopów na 2021

Szablon planu urlopów na 2021 możesz pobrać poniżej. 

   POBIERZ PLAN URLOPÓW

Oceń artykuł

słabyprzeciętnydobrybardzo dobrywspaniały (oceń)
Loading...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *