Jak stworzyć grafik pracy w dużym sklepie?

Grafik pracy w dużym sklepie bywa utrapieniem wielu managerów. W tym artykule dowiesz się, jak podejść do zadania tworzenia grafiku pracy w sklepie oraz jakie czynności i w jakich terminach należy wykonać.

Stosowanie równoważnego systemu czasu pracy w sklepie

Grafik wynika z godzin otwarcia sklepu, te duże zazwyczaj czynne są codziennie przez co najmniej 10 godzin, co nie oznacza, że pracownicy wykonują pracę tylko w tych godzinach. W większości dużych sklepów praca zaczyna się kilka godzin przed otwarciem, wykonuje się wówczas prace związane z merchandisingiem, prace porządkowe oraz przygotowuje kasy do otwarcia. Podobnie po zamknięciu, a nawet w nocy – pewne prace trwają nadal. W trakcie godzin otwarcia sklepu ilość klientów nie jest stała – zmienia się w zależności od dnia i godziny, co powinno mieć odzwierciedlenie w ilości pracowników.

W związku z tym w celu dostosowania obsady do ruchu w sklepie najczęściej stosuje się równoważny system czasu pracy – pozwala na wydłużenie zmian do 12 godzin i równoważenie ich zmianami krótszymi oraz dłuższe niż miesięczne okresy rozliczeniowe w celu dostosowania obsady do sezonowości sprzedaży. Pozwala to na dobre dostosowanie obsady do warunków sprzedażowych, ale nie jest takie proste jak przy systemie podstawowym – zmianowym przy miesięcznym okresie rozliczeniowym.

Ograniczona dyspozycyjność pracowników

W handlu duży procent zatrudnionych stanowią studenci o ograniczonej dyspozycyjności w związku z zajęciami na uczelni i często pracujący w niepełnym wymiarze czasu pracy, co komplikuje planowanie.

Założenia budżetowe do utworzenia grafiku pracy w dużym sklepie

Tworząc grafik w dużym sklepie trzeba wziąć też pod uwagę założenia budżetowe w zakresie kosztów pracy, co oznacza stworzenie takiego grafiku, aby kwota wypłaconych po jego wykonaniu wynagrodzeń była na wyznaczonym poziomie. Wszystkie te aspekty planowania powinny być brane pod uwagę przy jednoczesnym zachowaniu przepisów Kodeksu Pracy w zakresie czasu pracy. Nieprzestrzeganie przepisów może mieć fatalne skutki.

Sposób planowania czasu pracy a specyfika sklepu

Sposób planowania czasu pracy w dużym sklepie zależy od specyfiki sklepu. Sklepy wielkopowierzchniowe zazwyczaj podzielone są na działy. Jeśli płatność za towary nie odbywa się na działach, dodatkowy dział stanową kasy. Inny przykład to pracownicy magazynu, którzy niekiedy stanowią osobny dział i zajmują się w dużej mierze przyjęciami dostaw i inną pracą z towarem. Ochrona i sprzątanie najczęściej bywa zlecona firmie zewnętrznej. Najlepszą praktyką jest, aby dla poszczególnych działów były tworzone oddzielne grafiki.

Cykl tworzenia grafiku pracy w sklepie

  • O grafiku na dany miesiąc powinieneś zacząć myśleć już w połowie poprzedzającego miesiąca. Zacznij od zebrania od pracowników tzw. próśb do grafiku, czyli wskazania, w które dni lub godziny nie mogą pracować w związku z zajęciami na uczelni itp. Nieuwzględnienie preferencji pracowników czyli brak możliwości pogodzenia życia zawodowego z prywatnym oraz edukacją najczęściej prędzej czy później skutkuje ich odejściem z pracy, czyli rotacją personelu. Rotacja odbija się negatywnie na kosztach pracy oraz samym funkcjonowaniu sklepu.
  • Kolejny etap to urlopy. Jeśli w firmie obowiązują plany urlopowe, wystarczy, że przeniesiesz ustalone wcześniej urlopy do grafiku. Jeśli planów nie ma to zastanów się, na jaką ilość urlopów możesz sobie pozwolić w danym miesiącu, biorąc jako kryterium wysokość planowanych obrotów. Najlepiej udzielaj więcej urlopów w miesiącach o niskiej sprzedaży, a jak najmniej w grudniu i listopadzie (jeśli w tych miesiącach odnotowujesz najwyższą sprzedaż w skali roku, a tak jest najczęściej).
  • Następnie przejdź do obsadzania zmian. Ilość pracowników powinna wynikać z planowanej wysokości sprzedaży. Ważne, abyś pamiętał, że najwięcej personelu powinno być wtedy, kiedy jest najwięcej klientów w sklepie. Nie dochodzi wtedy do powstawania kolejek do kas i klienci nie czekają na obsługę. I odwrotnie – w godzinach kiedy sklep odwiedza niewielu klientów (zazwyczaj zaraz po otwarciu i przed zamknięciem) wystarczy minimalna ilość personelu. Ta zasada odnosi się do pracowników realizujących zadania sprzedażowe typu obsługa klienta, przyjmowanie płatności. Aby określić godziny najwyższej sprzedaży nie bazuj jedynie na własnym doświadczeniu. Warto wspomóc się raportami pokazującymi sprzedaż w przedziałach godzinowych w poszczególnym dniach. Podczas analizy danych zastanów ilu pracowników potrzebujesz przy określonej wielkości sprzedaży, lub skorzystaj z wzoru na produktywność (produktywność lub wydajność to popularne KPI stosowane przy planowaniu wymaganej obsady).
  • Planowana sprzedaż powinna być bazą do planowania czasu pracy nie tylko w kontekście danego dnia, ale i poszczególnych dni miesiąca. Poziom sprzedaży zazwyczaj jest inny w niedzielę, a inny w poniedziałek, jeszcze inny kiedy jest to poniedziałek przez Bożym Narodzeniem, a więc obsada w grafiku pracy w dużym sklepie powinna być skorelowana również z kalendarzem.
  • Pamiętaj o niedzielach niehandlowych. Wiadomo, że nie wolno planować żadnych prac związanych ze sprzedażą i obrotem towaru w niedziele niehadlowe. Pamiętaj jednak, że ludzie kiedyś muszą zrobić te zakupy, więc musisz wzmocnić obsadę w sobotę przed wolną niedzielą, w poniedziałek po oraz w niedziele handlowe.
  • Po obsadzeniu grafiku pracy pracownikami dedykowanymi do czynności sprzedażowych ostatnim krokiem powinno być zaplanowanie obsady dla pozostałych zadań: administracyjnych, dostawa, visual merchandising itd.
  • Obsadzając zmiany musisz pamiętać, aby robić to zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy w zakresie czasu pracy. Pamiętaj zatem o podstawach: zapewnieniu 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w dobie pracowniczej, 35 godzin w każdym tygodniu, wolnej co 4 niedzieli, właściwej liczbie dni i godzin pracujących w okresie rozliczeniowym, udzieleniu dnia wolnego za pracę w niedzielę lub święto.
  • Obserwuj i reaguj! Ponieważ ilość pracowników będących w pracy powinna zaspokajać potrzeby klientów, musisz mieć obserwować jak ma się aktualna sprzedaż w stosunku do sprzedaży planowanej. Jeśli nie realizujesz zakładanego poziomu sprzedaży (co widać już po 3-4 godzinach od otwarcia sklepu) czas na reakcję czyli odpowiednie zmniejszenie bieżącej obsady. Możesz skrócić czas pracy osób na umowę-zlecenie, w przypadku umów o pracę (w systemie równoważnym) może to być dobry czas na udzielenie kompensat od nadgodzin (czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych), które wystąpiły w bieżącym okresie rozliczeniowym – zapytaj wówczas pracowników o zgodę. Jeśli tego nie zrobisz to spadnie wydajność oraz procentowo wzrosną koszty pracy w Twoim sklepie. I odwrotnie – jeśli widzisz, że sprzedaż jest wyższa niż zakładałeś postaraj się wzmocnić obsadę – poproś pracowników, aby zostali dłużej w pracy tudzież przyszły wcześniej osoby rozpoczynające pracę po południu, spróbuj ściągnąć do pracy osoby zatrudnione na umowę-zlecenie, które mają dzień wolny. Jeśli obsady jest za mało w stosunku do aktualnej sprzedaży to co prawda koszty pracy w ujęciu procentowym będą niższe, ale Twój sklep sporo straci na sprzedaży i wizerunku – nikt nie lubi stać w kolejkach czy robić zakupów w sklepie, w którym jest bałagan i brakuje towaru na półkach czy wieszakach!
  • Prace nad grafikiem pracy dla dużego sklepu powinieneś zakończyć najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem miesiąca, który obejmuje i wówczas podać go do wiadomości pracowników.

grafik pracy sklepie zadania przykładowe cykl pip kodeks

Jak będzie wyglądał kolejny grafik w Twojej firmie? 

Może tak, jak ten poniżej?

grafik pracy w dużym sklepie excel grafik praca

Oceń artykuł

słabyprzeciętnydobrybardzo dobrywspaniały (oceń)
Loading...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *