Październik to pierwszy miesiąc otwierający najbardziej pracowity dla wielu branż IV kwartał roku. Jest on szczególny m.in dla branży handlu detalicznego, e-commerce, usług powiązanych jak logistyka, usług związanych ze spędzaniem czasu wolnego jak kina czy sale zabaw i wiele innych. W handlu branża Fashion rozpoczyna intensywny czas od już października, kiedy następuje okres wymiany garderoby na jesienno-zimową, inne segmenty też obserwują wzrosty po letniej stagnacji, a od listopada zaczyna się czas zakupów przedświątecznych. Przygotowanie się na ten okres wymagać będzie od managerów i planistów dużego zaangażowania oraz umiejętności analitycznych. Warto jednak poświęcić na to trochę czasu, aby osiągnąć oczekiwany poziom przychodów.
W tym artykule zwrócę uwagę na kilka aspektów, które mogą być kluczowe dla Twojej firmy.
Jak uniknąć niedoborów personelu?
Jeśli w IV kwartale pracy jest najwięcej, to znaczy, że potrzebujesz więcej osób do jej wykonania, aby praca szła płynnie. Rozważ więc niezwłoczne zatrudnienie dodatkowych pracowników. Jeśli przewidujesz, że ilość pracy do wykonania spadnie znów w styczniu, to najlepiej poszukać osób do zawarcia współpracy w ramach umowy-zlecenia, tylko na IV kwartał. Dzięki temu, że przyjmiesz do pracy dodatkowe osoby unikniesz niedoborów w grafiku pracy, a tym samym usprawnisz pracę, zwiększysz sprzedaż oferowanych produktów i usług oraz unikniesz sfrustrowanych klientów, którzy zbyt długo czekają na obsługę czy zrealizowanie usługi.
Dobrze wiemy, że wdrożenie nowego pracownika wymaga czasu, dlatego październik to ostatni dzwonek na realizację rekrutacji. Nowo zatrudniona osoba nie będzie tak efektywna jak koledzy z dłuższym stażem, warto więc zlecić jej najprostsze obowiązki, czyli te zadania, które odciążają doświadczonych pracowników i pozwolą im realizować bardziej skomplikowane prace.
Widok sprawdzania niedoborów personelu w systemie Grafik Optymalny. System zweryfikuje, czy nie zaplanowałeś zbyt małej ilości pracowników i zaproponuje osobę, która uzupełniłaby lukę w grafiku.
Urlopy w IV kwartale
Ostatni kwartał roku dla firm, które mają wówczas najintensywniejszy okres roku nie jest wskazany na udzielanie urlopów wypoczynkowych. W okresie wzmożonej pracy powinieneś mieć bowiem wszystkie ręce na pokładzie i dbać o jak najlepsze wyniki biznesowe, a nie redukować ilość dostępnych osób do pracy. Mimo że urlop wypoczynkowy jest prawem pracownika, to powinien być udzielony w porozumieniu w pracodawcą w takim okresie, aby nie zakłócać normalnego toku pracy w firmie. Jeśli zatem pracownik chciałby wziąć urlop w terminie niedogodnym dla biznesu jako przełożony możesz takiego wniosku nie zaakceptować. Musisz jednak liczyć się z tym, że pracownik może wykorzystać urlop na żądanie lub pójść na zwolnienie lekarskie, co i tak będzie skutkować brakiem pracownika w pracy.
Aby więc uchronić się przed nieplanowanymi brakami kadrowymi, zakomunikuj zespołowi, że ze względu na specyficzny okres, udzielanie wypoczynków nie będzie możliwe. Pracownicy powinni wiedzieć, od czego uzależniona jest Twoja decyzja o ewentualnym braku zgody na wypoczynek i rozumieć, jak ważny jest ten okres z perspektywy przychodów firmy. Poinformowanie zatrudnionych pozwoli także zapobiec późniejszym nieporozumieniom w tym temacie.
Widok planu urlopowego w systemie Grafik Optymalny. Zaplanujesz w nim wypoczynki pracowników bardzo łatwo i w taki sposób, aby nie brakło Ci rąk do pracy
Jak poradzić sobie z grafikiem pracy w okolicy Świąt?
Komunikacja marketingowa z roku na rok przesuwa się coraz bardziej i pierwsze sygnały o nadchodzących świętach Bożego Narodzenia można zauważyć już w październiku. Tym samym przesuwa się okres, kiedy w handlu i branżach powiązanych potrzeba więcej personelu. Szczyt nastąpi w II połowie listopada w związku z Mikołajkami, a dalej w grudniu, z kulminacją bezpośrednio przed Świętami. Galerie handlowe będą przeżywać oblężenie zwłaszcza w weekendy poprzedzające Święta.
Jeśli odpowiadasz za tworzenie grafików pracowniczych, przydziel każdemu pracownikowi określoną funkcję lub zadanie w czasie, aby lepiej organizować pracę. Pamiętaj, że każda z osób ma inne obszary, w których jest najlepsza i w najbardziej intensywnym czasie warto przydzielać zadania związane właśnie z nimi. Nie jest to dobry czas na szkolenia czy rozwijanie nowych umiejętności. Podczas tworzenia harmonogramu czasu pracy zweryfikuj czy na każdy dział przypada odpowiednia ilość pracowników i czy w czasie największej pracochłonności (w handlu podczas peaków sprzedażowych) masz kompletny zespół dopełniający wzajemnie swoje kompetencje.
Odpowiednio zaplanowane obowiązki usprawnią pracę całego zespołu.
Widok grafiku pracy w systemie Grafik Optymalny wraz z funkcjami, jakie pełnią osoby na określonej zmianie. Widok pozwala zweryfikować czy ilość pracowników o określonych kompetencjach jest odpowiednia dla zapewnienia płynnej pracy.
Podsumowanie
Ostatni kwartał roku to wyjątkowo wymagający okres, także w kontekście planowania czasu pracy. Niewłaściwe planowanie wpłynie negatywnie na wyniki. Dobrą praktyką będzie zatem wdrożenie narzędzia takiego jak Grafik Optymalny, służącego do automatycznego i optymalnego planowania czasu pracy. To kompleksowe narzędzie pozwoli Ci stworzyć grafik pracy, uwzględniając zapotrzebowanie na roboczogodziny w poszczególnych dniach i godzinach, prośby grafikowe ze strony personelu i inne czynniki. Wypróbuj Grafik Optymalny bezpłatnie przez 30 dni i sprawdź wszystkie funkcjonalności naszego systemu.
Loading...