Harmonogram pracy w małych, średnich, dużych firmach - jak dobrze dostosować procesy?

Harmonogram stanowi obowiązek dla firm, w których czas pracy nie jest stały. To od wielkości firmy w głównej mierze zależą ewentualne straty związane z błędnym planowaniem. Im większa firma, tym straty mogą być poważniejsze, zarówno te wizerunkowe jak i pieniężne. Poniżej znajdziesz 7 kroków, które pomogą Ci usprawnić proces tworzenia harmonogramów, a więc zacznijmy od początku...

Krok 1 - Przeanalizuj system czasu pracy.

W dużej ilości firm występuje sezonowość, która skutkuje zmienną ilością pracy do wykonania w poszczególnych miesiącach, a także dniach. W takiej sytuacji warto wprowadzić równoważny system pracy, bowiem możliwe będzie wydłużenie zmiany do 12 godzin. Jeśli więc w Twojej firmie występuje sezonowość i zdarzają się trudniejsze okresy, gdy brakuje Ci rąk do pracy, zastanów się, czy pracujesz w odpowiednim systemie czasu pracy, być może warto rozważyć jego zmianę, która usprawni prawidłowe tworzenie harmonogramów pracy.

Krok 2 - Zastanów się nad długością okresów rozliczeniowych.

Długość okresu rozliczeniowego jest jednym z fundamentów organizacji czasu pracy. Minimalny czas trwania okresu rozliczeniowego to 28 dni, maksymalnie może trwać nawet do roku, lecz musi być to poparte odpowiednimi uzasadnieniem. Okres rozliczeniowy powinien być dopasowany do specyfiki branży i zapotrzebowania na pracę w poszczególnych miesiącach roku. Dzięki temu, firma może zaplanować godziny, adekwatnie do natężenia pracy. Krótsze okresy rozliczeniowe powodują mniejszą elastyczność w zarządzaniu czasem, więc są szczególnie mało korzystne dla firm, które cechuje sezonowość. Długość okresu rozliczeniowego jest również powiązana z nadgodzinami, o czym pisaliśmy w innym artykule.

Krok 3 - Układaj harmonogram pracy w oparciu o faktyczne dane sprzedażowe lub o Twoje założenia i cele.

Jeśli w Twojej firmie kontrolowane są dane na temat np. wysokości sprzedaży w danym dniu, ilości obsłużonych klientów, czy wykonanych telefonów w call center, możesz, a nawet powinieneś to wykorzystać. Plan obsady powinien być tworzony na podstawie faktycznych danych. Jakiś czas temu opublikowaliśmy artykuł, w którym objaśniliśmy jak należy przygotować prognozę sprzedaży. Jeśli zaczniesz je monitorować i brać pod uwagę, będziesz mógł dopasować odpowiednią ilość pracowników. Unikniesz wtedy przeplanowań, które są sporym kosztem dla firmy, a także będziesz mógł zaplanować więcej rąk do pracy, gdy będzie to wynikało z analizy sprzedażowej. Do precyzyjnego określenia, ilu pracowników potrzebujesz w relacji do ilości pracy do wykonania możesz użyć kluczowych wskaźników (KPI) jak produktywność.

Krok 4 - Twórz plany urlopowe.

Tworzenie planu urlopowego jest konieczne jedynie dla firm, w których działają związki zawodowe. Dla pozostałej większości firm, które nie mają wymogu tworzenia planu, powinna być to dobra praktyka. Dzięki rozkładowi urlopów możesz uniknąć trudnych sytuacji przy planowaniu harmonogramów pracy np. nakładających się urlopów w okresie świątecznym. Jeśli planujesz harmonogram pracy, a wcześniej stworzyłeś plan urlopowy - koniecznie sprawdź, czy Twoi pracownicy nie mieli zaplanowanych w tym czasie dni wolnych, unikniesz wtedy zbędnych zmian i  przeplanowań grafikowych.

Krok 5 - Zbieraj prośby grafikowe Twoich pracowników.

Przed rozpoczęciem pracy nad nowym harmonogramem, zapytaj swoich pracowników o ewentualne prośby grafikowe. Jest to bardzo dobra praktyka, dzięki której będziesz mógł nawiązać dialog z pracownikami, bowiem zyskają oni świadomość, że bierzesz pod uwagę ich potrzeby związane z czasem pracy. Warto ustalić również zasady z tym związane, aby pracownicy nie nadużywali tego przywileju. 

Krok 6 - Twórz nieszablonowe harmonogramy pracy.

Gdy przystępujesz do planowania czasu pracy, w pierwszej kolejności zweryfikuj np. wszystkie święta, wydarzenia, eventy i promocje w galeriach, a także pozostałe czynniki, które mogą wpłynąć na zwiększenie lub zmniejszenie zapotrzebowanie na pracę w Twojej firmie. Pomoże Ci to zaplanować wystarczającą ilość personelu, adekwatną do ilości klientów, których trzeba będzie obsłużyć. Tym samym unikniesz dodatkowych kosztów, związanych ze zbyt dużą ilością pracowników - gdy pracy jest mało, a także zminimalizujesz straty wynikające z utraty klientów, którzy np. zrezygnują z zakupów z powodu dużych kolejek.

Krok 7 - Wypróbuj Grafik Optymalny.

System pomoże Ci układać harmonogramy w sposób poprawny, dostosowany do obecnie obowiązujących przepisów, a także zgodny z Twoimi założeniami. W systemie znajdziesz planer urlopowy, obieg wniosków urlopowych i próśb grafikowych, a także wiele innych funkcjonalności, które ułatwią Ci codzienną pracę.

Oceń artykuł

słabyprzeciętnydobrybardzo dobrywspaniały (oceń)
Loading...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *