Jak zaplanować obsadę i utworzyć harmonogram pracy, aby dostosować ilość pracy do poziomów sprzedaży?

Aby tworzyć dobre harmonogramy pracy, musisz się do tego odpowiednio przygotować. Właściwe planowanie powinno opierać się nie tylko na zasadach Kodeksu Pracy. Istotne w planowaniu są przede wszystkim dane sprzedażowe, dzięki którym możesz dopasować odpowiednią ilość obsady do potrzeb Twojego biznesu. Harmonogram pracy a sprzedaż są ściśle powiązane. Z tego artykułu dowiesz się jakie czynniki brać pod uwagę, aby nie tracić czasu i pieniędzy na złe planowanie.

1. Korzystaj z archiwalnych danych.

Najpowszechniejszą metodą planowania sprzedaży jest uwzględnienie danych z poprzednich lat. Zaletą analizy archiwalnych danych jest uwzględnienie sezonowości - co ma szczególnie znaczenie w firmach, których działanie uzależnione jest od pory roku, temperatury czy zapotrzebowania na dany produkt. Warto obserwować i analizować skumulowane informacje np. na przestrzeni roku i w oparciu o te dane analizować trendy w swojej branży. Jednak osoby układające grafiki, powinny skupić największą uwagę na danych miesięcznych i kwartalnych z rozbiciem na konkretne godziny. Będą one bowiem najbardziej pomocne przy planowaniu obsady, harmonogramu pracy a sprzedaży.

Od 2018 roku duże zamieszanie szczególnie w handlu, wprowadziły niedziele niehandlowe. Analizując dane z poprzednich lat, trzeba mieć na uwadze, że ruch w sobotę i poniedziałki będzie wyglądał inaczej. Soboty poprzedzające niedziele niehandlowe będą przyciągały do sklepów większą ilość klientów, bowiem każdy będzie chciał zrobić zapasy na kolejny tydzień. Obserwując poniedziałkowe dane i ilość wejść do sklepów, ruch również jest większy, szczególnie w sklepach spożywczych. Jeśli więc planujesz grafiki dla handlu w kontekście poziomów sprzedaży w konkretne dni tygodnia bierz pod uwagę ostatnie miesiące, wówczas dane będą najbardziej adekwatne do aktualnego stanu na rynku. Pamiętaj, że harmonogram pracy a sprzedaż muszą ze sobą współgrać.

Uwzględniaj dodatkowe czynniki.

Czy monitorowanie informacji o ilości sprzedaży w latach poprzednich wystarczy, aby ułożyć dobry harmonogram pracy? Oczywiście, że nie. Dane będą pomocne w monitorowaniu zmiennych, takich jak np. sezonowość, lecz nie uwzględniają szeregu innych czynników o których też musisz pamiętać, aby tworzyć dobry plan obsady. Dzięki temu Twoje grafiki nie będą przepalone, a roboczogodziny nie będą bezsensownie uciekały, generując przy tym niepotrzebne koszty. Jakie najważniejsze czynniki powinieneś brać pod uwagę?

• Sezonowość - zwróć uwagę na święta i uroczystości, które mogą mieć wpływ na Twoją sprzedaż. Warto uwzględnić też wyjątkowe dni, które mogą mieć znaczenie np. pierwszy dzień szkoły.
• Wypłaty - większą sprzedaż odnotowuje się zazwyczaj na początku miesiąca, czyli po wypłatach. Zasada nie dotyczy jednak największych miast i sektora premium.
• Akcje marketingowe - warto mieć na uwadze planowane działania np. akcje promocyjne, weekendy zniżek itp. z pewnością wydarzenia tego typu przyciągną do sklepów więcej klientów.
• Czynniki zewnętrzne - zwracaj uwagę na to co dzieje się w okolicy Twojej firmy. Remont, przebudowa ulicy, czy zamknięcie przystanku, może mieć kluczowy wpływ na ilość klientów.

Jeśli chcesz poznać więcej czynników, przeczytaj nasz artykuł o planowaniu sprzedaży. 

Znajdziesz w nim wiele argumentów, dzięki którym zwrócisz uwagę jak ważne jest dopasowanie harmonogramu do sprzedaży.

3. Układaj grafik w oparciu o analizę.

• Jeśli planujesz pracę zmianową to unikaj zazębiania się zmian. Jeśli dojdzie do takiej sytuacji, będziesz miał w pracy dwa razy więcej pracowników. Trudno w takiej sytuacji przydzielić każdej osobie zadanie do wykonania. Będzie to skutkowało spadkiem wydajności i niepotrzebnymi kosztami pracy. Dodatkowo, zbyt duża ilość personelu, może przytłoczyć Klientów. Harmonogram a obsada muszą być dopasowane.
• Jeśli po przeanalizowaniu aktualnych danych sprzedażowych widzisz, że sprzedaż jest niższa, a żadne dodatkowe czynniki nie wskazują na pozytywną prognozę - powinieneś to uwzględnić w harmonogramie pracy. W takiej sytuacji zmniejsz ilość obsady na grafiku, być może te roboczogodziny przydadzą się w sytuacji gdy pracy będzie więcej. 
• W sytuacji odwrotnej, gdy mamy w sklepie dużo klientów i sprzedaż jest wyższa w stosunku do założeń, powinieneś mieć wszystkie ręce na pokładzie. Pracownicy muszą sprostać zwiększonej liczbie klientów. W przeciwnym razie, klienci mogą być zniecierpliwieni oczekiwaniem na obsługę, a przed kasami pojawi się kolejka. Taka sytuacja powoduje duże straty dla firmy, bowiem według badań 46% klientów widząc kolejki do kas, rezygnuje z zakupów. 
• Analizuj dane sprzedażowe i zwracaj uwagę na poszczególne miesiące, a także kwartały. Od kilku lat najwięcej pracy w branży handlowej przypada na czwarty kwartał roku, wówczas notowane są najwyższe wyniki sprzedażowe. Z czego to wynika? Głównym powodem są m.in Mikołajki i Święta, a także wyprzedażowe szaleństwo - Black Friday oraz wyprzedaż zimowa ruszająca już po Świętach. Pierwszy miesiąc kwartału, czyli październik, będzie z pewnością spokojniejszy niż listopad i grudzień. W połowie listopada rozpoczyna się szał zakupów świątecznych, a najbardziej intensywnym okresem będą dni w okolicy tzw. Mikołajek, a także tydzień poprzedzający Święta. Postaraj się odpowiednio wcześnie przygotować się do tego okresu, upewnij się, że Twoi pracownicy nie planują żadnych urlopów i będą w pełni dyspozycyjni. Najlepiej jeśli w tym okresie nie będziesz miał żadnych urlopów. Pełna obsada będzie wskazana, aby zdołać obsłużyć wszystkich klientów.
• W sklepach poza czynnościami, które generują przychód do wykonania jest sporo zadań, które bezpośrednio nie wpływają na sprzedaż, lecz muszą zostać wykonane, aby sklep prawidłowo funkcjonował. Są to tzw. godziny nieproduktywne. Jeśli układasz grafik powinieneś takie zadania planować gdy w sklepie jest mało klientów. Najczęściej sprawdzają się godziny poranne i wieczorne (przed zamknięciem).
  

Zamów audyt grafików pracy

Chcesz sprawdzić, czy Twoje grafiki pracy spełniają wszystkie wymogi prawne? Zapisz się na darmowy audyt. 

Jeśli szukasz narzędzia, które pomoże Ci dostosować ilość obsady do poziomów Twojej sprzedaży to świetnie trafiłeś. Grafik Optymalny pomoże Ci zoptymalizować koszty pracy, bez ingerencji w ilość pracowników i z zachowaniem wytycznych kodeksowych. Harmonogramy pracy a sprzedaż powinny iść razem w parze i przynosić oczekiwane rezultaty. Będzie to pierwszy krok do optymalizacji Twoich grafików, a przede wszystkim do zmniejszenia kosztów pracy! Załóż darmowe konto i testuj system do woli.