Harmonogram pracy – czyli jak informować pracowników. 5 kluczowych zasad, o których musisz pamiętać. 

Zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu Pracy, w sytuacji gdy czas pracy w Twojej firmie nie jest stały, pracodawca ma obowiązek utworzenia harmonogramu pracy. W tym artykule przedstawiamy 5 najważniejszych zasad dotyczących informowania pracowników o nowym harmonogramie, a także o jego zmianach.

1. O nowym harmonogramie poinformuj wystarczająco wcześnie.

Jesteś zobligowany do udostępnienia pracownikom nowego harmonogramu pracy najpóźniej 7 dni przed okresem czasu, który jest objęty tym grafikiem. Jest to jedna z wielu zasad (kilkanaście innych wytłumaczyliśmy w tym artykule). Wymóg ten zawarty jest w Kodeksie Pracy i warto go przestrzegać dla dobra własnego, aby unikać ewentualnych kar nakładanych przez PIP. Jest to również ważna kwestia z perspektywy budowania dobrych relacji z pracownikami. Pracodawcy zaskakująco często zapominają o tej zasadzie (i wielu innych, które również opisaliśmy w innym miejscu na blogu). Zapewne Twoi pracownicy chcieliby poznać harmonogram pracy jak najszybciej, aby ze spokojną głową zaplanować swój czas wolny. Rozpocznij więc planowanie harmonogramu wystarczająco wcześnie i nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę, w przeciwnym razie możesz się nie wyrobić albo mało efektywnie zaplanować pracę.

2. Informacja musi być skuteczna.

Harmonogram pracy możesz podać do wiadomości pracowników na dwa sposoby. Możesz poinformować ich drogą elektroniczną lub papierową. W praktyce wygląda to tak, że najczęściej firmy mają swoje przyjęte sposoby, które obowiązują w całej organizacji. Masz więc dowolność w jaki sposób przedstawisz grafik, lecz powinieneś zrobić to skutecznie, tak aby wszyscy pracownicy mieli wgląd do nowego harmonogramu.

3. Potwierdzenie nie jest wymagane.

Przepisy nie nakładają na pracodawcy obowiązku gromadzenia potwierdzeń od pracowników, które świadczą o tym, że zapoznali się z harmonogramem pracy. Wystarczający jest fakt, że nowy grafik został w sposób prawidłowy przedstawiony Twoim pracownikom. Jeśli jednak chcesz otrzymywać potwierdzenia zaznajomienia się z harmonogramem, możesz wykazać taką chęć dobrowolnie i  wymagać tego np. do celów dowodowych.

4. Jeśli wprowadzasz zmiany w harmonogramie – informuj niezwłocznie.

W przypadku nagłych okoliczności, możesz zmienić harmonogram pracy niemalże z dnia na dzień. Musisz mieć jednak ku temu obiektywne uzasadnienie, w przeciwnym razie może być to odebrane jako ominięcie wymogu dotyczącego informowania pracowników z tygodniowym wyprzedzeniem. Pamiętaj więc, że gdy wprowadzasz zmiany musi być to zawsze zasadne i poparte szczególnymi sytuacjami w firmie. Przepisy nie określają zasad informowania pracowników o nagłych modyfikacjach w harmonogramie, warto więc wprowadzić takie informacje w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w regulaminie pracy. Jeśli więc jesteś zmuszony do wprowadzenia zmian harmonogramowych, a w Twojej firmie nie ma określonych regulacji dotyczących konieczności zmian w nagłych sytuacjach, poinformuj swoich pracowników możliwie jak najszybciej, tak aby pracownicy mogli się do tych zmian dostosować.

5. Przy zmianach nagłych – zapytaj.

Jeśli wprowadzasz zmiany w grafiku, wcześniej upewnij się, czy Twoi pracownicy mogą być obecni w pracy, względem nowego harmonogramu. Istnieje ryzyko, że mają już zaplanowany czas np. umówioną wizytę u lekarza, na którą czekali miesiącami i nie mogą jej odwołać, mają wykupione bilety do teatru, albo po prostu muszą załatwić w tym terminie jakieś ważne urzędowe sprawy. Sytuacji życiowych jest wiele, musisz o tym pamiętać. Gdy zmieniasz harmonogram, upewnij się więc, że Twoi pracownicy nie mają wtedy nic ważnego i mogą pojawić się w pracy, w przeciwnym razie może to zaważyć na Waszych relacjach. Warto też wspomnieć o okolicznościach wprowadzenia zmian i z czego one wynikają, pracownicy na pewno lepiej to przyjmą i wykażą się zrozumieniem. 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak Grafik Optymalny pomaga zarządzać harmonogramami i grafikami pracy, przejdź na specjalną stronę informacyjną. Poniżej natomiast możesz dowiedzieć się więcej o samym produkcie. 

Oceń artykuł

słabyprzeciętnydobrybardzo dobrywspaniały (oceń)
Loading...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *