Harmonogram pracy: 20 częstych błędów

Wielu przedsiębiorców błędnie tkwi w przekonaniu, że nie muszą tworzyć grafików pracy. Sprawdź inny artykuł i dowiedz się, kto powinien tworzyć grafik pracy. Szybka odpowiedź jest taka, że są one obowiązkowe we wszystkich firmach, w których czas pracy różni się w poszczególnych dniach miesiąca. W niektórych firmach grafiki nie funkcjonują. W skrajnych przypadkach kierownik ustala, kto i jak pracuje z dnia na dzień. Jest to niedopuszczalne.

#2: Harmonogram pracy obejmuje zbyt krótki okres.

Minimalny okres, na który powinna być zaplanowana praca to miesiąc. Nie jest dopuszczalne tworzenie harmonogramów na krótsze okresy, np. tygodniowe.

#3: Zbyt późne podawanie grafików do wiadomości pracowników.

Harmonogram pracy powinien być podany do wiadomości pracowników z co najmniej 7 dniowym wyprzedzeniem czyli 23. lub 24. dnia miesiąca poprzedzającego, w zależności od jego długości. Ten błąd jest popełniany najczęściej okresie wzmożonych zwolnień, a w szczególności w okresach urlopowych. Przydatne mogą być dla Ciebie inne artykuły z naszego bloga - kluczowe zasady tworzenia grafików pracy w okresie wzmożonych zwolnień, a także najważniejsze wytyczne dla grafików pracy w okresie urlopowym.

#4: Niedostosowanie grafików do ilości pracy.

Harmonogram pracy powinien być dostosowany do tego, ile pracy jest do wykonania na danej zmianie. Praca przebiega wówczas w sposób płynny.

#5: Niedostosowanie ilości pracowników do czynników zewnętrznych.

Często praca nie jest planowana w taki sposób, aby liczba pracowników w danym czasie była zgodna z zapotrzebowaniem np. ilością klientów, których mają obsłużyć – w przypadku sklepów, urzędów, call center itd. Powstają wtedy kolejki lub odwrotnie – mamy pracowników siedzących bezczynnie. Oba warianty to strata dla firmy – odejście zniecierpliwionych klientów albo pieniądze wyrzucone w błoto na nieefektywnie spędzone roboczogodziny.

#6: Zazębianie się zmian.

W przypadku pracy zmianowej zmiany mogą się zazębiać (np. I zmiana 8-16, II zmiana 14-22), co prowadzi do obecności pracowników z obydwu zmian w tym samym czasie. Czasem jest to konieczne, gdyż pracownicy muszą przekazać sobie zmianę lub wynika z czynników zewnętrznych - jest więcej pracy do wykonania w tym przedziale czasu. Jeśli jednak wszyscy pracownicy w tym czasie nie mają przydzielonych zadań, oznacza to zmarnowane pieniądze, bo spada wydajność.

#7: Nieuwzględnianie dyspozycyjności pracowników.

Oczekiwanie, że pracownicy będą dyspozycyjni przez 7 dni w tygodniu 24 godziny na dobę jest błędem, który prowadzi do wzmożonej rotacji (odejść) i związanych z nią kosztów, w tym: kosztów rekrutacji i szkoleń pracowniczych. Rozwiązaniem tego problemu jest zebranie od pracowników informacji o tych dniach lub godzinach, kiedy z ważnych przyczyn będą niedyspozycyjni.

#8: Złe planowanie urlopów.

Złe planowanie urlopów może prowadzić do tego, że zabraknie rąk do pracy, kiedy zbyt wielu pracowników ma urlop w tym samym czasie. I odwrotnie - za nieudzielenie urlopu grozi kara do 30 000 zł. Plan urlopów na kolejny rok powinien być przygotowany do końca grudnia.

#9: Praca w porze nocnej.

Porą nocną jest wybrane przez zakład pracy 8 godzin z przedziału 22-7. Z tytułu pracy w tym okresie przysługuje dodatek. Nieuzasadnione planowanie pracy w porze nocnej znacznie i niepotrzebnie podnosi koszty pracy.

#10: Planowanie nadgodzin.

Kodeks Pracy określa, kiedy dopuszcza pracę w godzinach nadliczbowych, ale co do zasady planowany grafik nie powinien ich zawierać. Jeżeli powstaną, są dodatkowo płatne 50% lub 100% w zależności od typu. Wpływają bardzo niekorzystnie na koszty pracy. Właśnie dlatego warto zadbać o dobre planowanie czasu pracy, w tym świadome planowanie nadgodzin.

#11: Praca w dzień wolny udzielony za pracę w niedzielę lub święto.

Jeżeli praca odbywa się w niedzielę i święta oraz jeśli pracownik musi przyjść do pracy w dzień wolny udzielony za pracę w niedzielę lub święto, należy mu się dodatek 100% za każdą godzinę pracy. Jest to bardzo kosztowne.

#12: Przekroczenie liczby godzin do wypracowania w miesiącu.

Są to tzw. nadgodziny średniotygodniowe, płatne z dodatkiem 100% do każdej godziny. Najgorszą sytuacją jest taka, kiedy w firmie obowiązuje miesięczny okres rozliczeniowy. W innym wypadku istnieje szansa na zbilansowanie ich w kolejnych miesiącach.

#13: Niestosowanie kompensat do nadgodzin.

Mało kto wie, że nie zawsze trzeba wypłacać dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych. W zamian można udzielić po prostu czasu wolnego. Najlepiej zrobić to na wniosek pracownika; godziny są wówczas zwracane w stosunku 1:1.

#14: Niestosowanie dopełnień do etatu.

Praca powyżej wymiaru etatu, ale jego nieprzekroczenie, nie powoduje powstawania nadgodzin. Dopełnienia do etatu powinny być stosowane, gdy zapotrzebowanie na pracę nie jest niezmienne w poszczególnych miesiącach w roku.

#15: Przekroczenie dopuszczalnej liczby nadgodzin w roku.

Mało kto sprawdza tworząc harmonogram pracy, ile nadgodzin zostało już wyrobionych od początku roku.  W ten sposób często - szczególnie na koniec roku - przekroczony zostaje limit 150 nadgodzin.

#16: Praca po raz drugi w tej samej dobie pracowniczej.

Z taką sytuacją mamy do czynienia, gdy pracownik rozpocznie pracę w poniedziałek o 14, a następnie we wtorek o 7. Jest to dopuszczalne tylko wtedy, gdy wyrażą zgodę związki zawodowe lub przedstawiciel pracowników. Grozi za to kara do 30 000zł.

#17: Harmonogram pracy bez odpoczynków dobowych.

W każdej dobie pracowniczej pracownikowi należy się nieprzerwany, 11-godzinny odpoczynek. Kowalski nie może więc skończyć pracy w poniedziałek o 22 i przyjść we wtorek na 7. Grozi za to kara do 30 000zł.

#18: Harmonogram pracy bez odpoczynków tygodniowych.

W każdym tygodniu pracownikowi należy się nieprzerwany, 35-godzinny odpoczynek. Odstępstw od tej zasady jest niewiele, a kara za jej złamanie może być wysoka - do 30 000zł.

#19: Brak wolnej co 4 niedzieli.

Jeżeli praca jest wykonywana w niedzielę, to co 4. pracownik musi mieć wolną. Osoby tworzące harmonogram pracy rzadko biorą do ręki ten z poprzedniego miesiąca, by sprawdzić to wstecz i w konsekwencji przepis jest bardzo często łamany.

#20: Brak przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

Ilość dni pracujących musi się zgadzać. Najczęściej nie zgadza się w systemie równoważnym, kiedy czasem występują zmiany krótsze niż 8-godzinne, a zamiast równoważyć je zmianą dłuższą, pracownik jest proszony do pracy w dzień wolny.

Które z wymienionych zasad były dla Ciebie zaskakujące? 

Jestem pewien, że poza ilością zasad Twoje zdziwienie powoduje również wielkość kar za ich niedotrzymanie. Niestety, takie są realia Kodeksu Pracy. W Polsce prawa pracowników są bardzo mocno chronione i jako przedsiębiorca musisz się z tym liczyć. 

Inspekcja Pracy znacząco zwiększała ilość kontroli w ostatnich latach. 

Czy Twoja firma jest gotowa i czy pewnie otworzysz drzwi kontrolerom? 

Czy masz pewność, że nie popełniasz żadnego ze wskazanych wyżej 20 błędów? 

A może pewne przepisy znajdują się w "martwym punkcie" Twojej firmy i uświadomisz sobie ich istnienie dopiero wtedy, gdy kontroler wskaże palcem odpowiedni paragraf Kodeksu? 

W tej chwili masz dwa wyjścia. 

Pierwsze: nie robić nic. Przerabiałeś już to i wiesz, że jeśli dziś masz problem i go nie rozwiążesz, to jutro masz już dwa problemy. 

Drugie: rozwiązać raz na zawszę kwestię harmonogramu pracy i ich zgodności z zapisami Kodeksu. Raz na zawsze. 

Wyobraź sobie jakbyś się czuł, gdybyś mógł z uśmiechem przywitać kontrolera i zaprosić go do swojej firmy bez absolutnie żadnej obawy, że w dokumentacji kryją się jakieś błędy. 

Niestety osiągnięcie takiego stanu może się wiązać z dużymi kosztami. 

Większość firm niweluje martwe punkty poprzez armię prawników dysponujących ogromnym budżetem. 

Czy Twoja firma może sobie pozwolić na taki luksus?

Nawet jeśli może, to wcale nie musi. Bo jest przecież sprytniejsza. Wiesz, że nie musisz opłacać prawników, bo są programy, które z automatu wygenerują harmonogram pracy zgodny z Kodeksem. Z jednego z tych programów korzystają firmy pokroju Hotele Radisson Blu, Pyszne.pl czy Flying Tiger Copenhagen. Program nazywa się Grafik Optymalny i możesz wypróbować go za darmo przez 30 dni. Załóż konto próbne i rozwiąż kwestię grafików pracy raz na zawsze.