Wzór grafiku pracy – Dlaczego to zły pomysł?

Jako osoba zarządzająca personelem zapewne co miesiąc podczas układania grafików zadajesz sobie pytanie: W jaki sposób mogę usprawnić ten proces? Może wpadnie Ci do głowy, aby skorzystać z jakiegoś gotowego wzoru grafiku pracy w Excelu. Pomyślisz sobie, że taki wzór grafiku pracy przyspieszy pracę i jak to Excel wszystko ładnie podsumuje. Czy to dobry pomysł? Niekoniecznie. Poniżej przedstawiamy minusy korzystania z gotowego wzoru grafiku pracy w Excelu.

Minusy wzorów grafików pracy:

  • Problemy z formułami. Działanie Excela polega na definiowaniu formuł, na podstawie których dokonuje on kalkulacji np. ilości przepracowanych godzin lub ilości pracowników. Przypadkowe kliknięcie np. w pole edycji formuły może spowodować jej zepsucie i tym samym brak pewności, czy czas pracy jest prawidłowo liczony.
  • Brak dostosowania wzoru do specyfiki firmy. Niestety nie możesz zakładać, że wzór grafiku pracy będzie dostosowany do specyfiki Twojej firmy. Czy gotowiec uwzględnia system czasu pracy i długość okresu rozliczeniowego, jaki obowiązuje w Twojej firmie? Szczerze wątpimy… Zwłaszcza jeśli prowadzisz hotel. Jeśli tak jest, ten artykuł może Ci pomóc.
  • Brak zgodności grafiku z przepisami. Czy wzór sprawdzi zgodność planowanego czasu pracy ze wszystkimi przepisami Kodeksu Pracy w zakresie norm czasu pracy? Teoretycznie jest to wykonalne, ale znów pojawia się kwestia specyfiki firmy. Przykład: Przez tydzień pracy w rozumieniu kodeksowym rozumie się kolejne 7 dni od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego. Wzór powinien być zatem dostosowany do liczenia tygodnia dla okresów rozliczeniowych wszystkich długości: miesięcznych, kwartalnych, półrocznych i rocznych. Rozpoczęcie kolejnego okresu rozliczeniowego wypada za każdym razem w innym dniu tygodnia więc i tydzień w rozumieniu kodeksowym ma inne ramy. W każdym tygodniu musisz bowiem zapewnić pracownikowi co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, więc kluczowe jest ustalenie, w jakim dniu rozpoczyna się tydzień. 
  • Brak dodatkowych dokumentów. Poza samym tworzeniem grafiku z planowaniem czasu pracy wiążą się także inne czynności oraz potrzebne są dokumenty dodatkowe jak listy obecności czy ewidencja czasu pracy. Bazując na wzorze grafiku w Excelu i tak będziesz musiał stworzyć te dodatkowe dokumenty ręcznie.
  • Konieczność liczenia na boku. Wzór powinien uwzględniać rozpoczynanie lub kończenie pracy w trakcie miesiąca, co wpływa na liczbę godzin do wypracowania. Musiałby być zatem połączony z plikiem z umowami pracowników, a to prawie niewykonalne. Nie ominie Cię zatem konieczność liczenia czasu pracy na boku.
  • Nic się samo nie pojawi. Wszystkie zaplanowane urlopy musisz ręcznie wprowadzić do Excela, stracisz też sporo czasu na związaną z tym papierologię tj. niezbędne do udzielenia urlopu wnioski urlopowe, co w przypadku dużej firmy sprawia niemały kłopot.
  • Niezadowoleni pracownicy. Jeśli zatrudniasz osoby o ograniczonej dyspozycyjności np. studentów, to przed utworzeniem grafiku zapewne prosisz o podanie dni, kiedy nie mogą przyjść do pracy lub mogą pracować w określonych godzinach. Jedni zostawią Ci maila, inni napiszą SMS lub zostawią karteczkę na biurku, a jeszcze inni zapomną – więc czekasz z tworzeniem grafiku. Jeśli już masz dostępność wszystkich pracowników, to w jaki sposób uwzględnisz to w tym wzorze w Excelu?
  • Pracownicy w różnych grafikach. Jeśli prowadzisz firmę, w której jest kilka działów lub oddziałów, a zatem istnieje kilka grafików i miewasz sytuację, że w ciągu miesiąca jakiś pracownik wykonuje pracę w tych różnych miejscach, to wzór grafiku w Excelu nie da Ci możliwości zebrania jego czasu pracy z różnych grafików. Tym samym zapewnienie zgodności czasu pracy z przepisami dla takiej osoby jest bardzo trudne. Utrudnione jest także zebranie informacji o czasie pracy do celów ewidencji i do naliczenia pensji. 

Jeśli nadal zastanawisz się jak usprawnić ten proces, spójrz na grafikę poniżej. Twój następny grafik pracy też tak może wyglądać! A na dodatek będzie całkowicie zgodny z kodeksem pracy.

grafiki pracy grafik pracy prawo kodeks pracy hr narzedzie startup

 

Oceń artykuł

słabyprzeciętnydobrybardzo dobrywspaniały (oceń)
Loading...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *