Im większa firma, tym większe straty wynikające ze złego zarządzania grafikami pracy i tym większe kary za niezgodność grafików pracy z zasadami Kodeksu Pracy. Grafik pracy w dużej firmie ma ogromne znaczenie dla płynnego działania biznesu.

Powyższe stwierdzenie odnosi się w szczególności do firm z branży Retail i HoReCa.

Po przeczytaniu niniejszego artykułu, Twój zestaw dobrych praktyk w zarządzaniu kadrami wzbogaci się o 7 ważnych wytycznych, które Tobie zaoszczędzą pracy, a Twojej firmie - pieniędzy.

Na co zwracać uwagę tworząc grafik pracy w dużej firmie?

#1: Stosuj równoważny system czasu pracy.

Specyficzna dla branż Retail i HoReCa jest zmienna (wynikająca z sezonowości) ilość pracy do wykonania w poszczególnych miesiącach i dniach tygodnia.

Powoduje to, że najbardziej korzystnym systemem planowania czasu pracy jest równoważny system czasu pracy. Można wówczas planować zmiany dłuższe niż 8-godzinne (maksymalnie 12-godzinne) w tych dniach, w których pracy jest więcej, a równoważyć je planując zmiany krótsze lub wolne w dniach, w których pracy jest mniej.

#2: Twórz grafiki w oparciu o planowaną wysokość sprzedaż.

Planowana wysokość sprzedaży jest kolejnym z ważnych aspektów, gdy tworzysz grafik pracy w dużej firmie. Managerowie w firmach z branż Retail i HoReCa zawsze estymują sprzedaż w ujęciu miesięcznym, a następnie w poszczególnych dniach tak, aby zapewnić odpowiednią ilość obsady. W sklepach i restauracjach kontroluje się nawet sprzedaż godzinową. Zazwyczaj najmocniej obsadzonymi godzinami w grafikach są godziny popołudniowe i wieczorne, ponieważ to właśnie wtedy najwięcej klientów odwiedza te punkty.

#3: Rozliczaj pracę w dłuższych niż miesięczne okresach.

W dużych firmach z branż Retail i HoReCa, praca najczęściej rozliczana jest w dłuższych niż miesięczne okresach rozliczeniowych. Przykładowo w październiku i na początku listopada grafiki firm z branży Retail są nieco mniej wypełnione tak, aby zagwarantować odpowiednią ilość pracowników w szczycie przedświątecznych zakupów. 

#4: Dostosuj ilość etatów do najsłabszego sprzedażowo miesiąca.

W najbardziej świadomych firmach część pracowników jest zatrudniana w niepełnym wymiarze czasu pracy. Daje to możliwość okazjonalnego stosowania dopełnień do etatu w miesiącach mocniejszych sprzedażowo, bez konieczności wypłaty dodatku za pracę w nadgodzinach. Sezonowo firmy posiłkują się osobami zatrudnionymi na umowę-zlecenie, a w ostateczności outsourcingiem.

#5: Określ nocne godziny pracy.

Porą nocną jest wybrane 8 godzin z zakresu 21:00-7:00. Jeśli przykładowo praca wykonywana jest w godzinach 6:00-22:00, to jako godziny nocne wybrane są te, w których praca nie występuje, więc 22:00-6:00. Nie trzeba wówczas wypłacać dodatku za pracę w porze nocnej.

#6: Tworząc grafiki pracy, weź pod uwagę sugestie pracowników.

Dobrą praktyką jest pytanie pracowników o sugestie do kolejnego grafiku czasu pracy. Praca w branży Retail i HoReCa odbywa się najczęściej 7 dni w tygodniu, w szerokim zakresie godzinowym. Właśnie dlatego pracownicy tych firm powinni mieć możliwość podania przed utworzeniem harmonogramu pracy rozsądną liczbę dni lub godzin, w których z przyczyn osobistych nie mogą pracować. Daje to możliwość pogodzenia życia prywatnego z zawodowym, a w efekcie powoduje obniżenie rotacji pracowników. Grafik pracy w dużej firmie odgrywa kluczową rolę w przeciwdziałaniu rotacji pracowników.

#7: Zgodność z przepisami Kodeksu Pracy.

I najważniejsze: stosuj się do przepisów Kodeksu Pracy w zakresie norm czasu pracy i odpoczynków. Duże firmy dość często podlegają kontroli przez PIP więc grafiki pracownicze tworzą zgodnie z przepisami. Wpływa to też pozytywnie na wizerunek firmy jako rzetelnego pracodawcy.