Jak przygotować dobry grafik pracy w drogerii, aby zrealizować założone cele biznesowe? To pytanie często stawiają przed sobą kierownicy odpowiedzialni za tworzenie harmonogramów pracowniczych w drogeriach. Aby ułatwić proces tworzenia grafików w drogerii, w poniższym artykule przygotowaliśmy garść wskazówek, które pomogą Ci lepiej zarządzać pracą zatrudnionych osób, a przy tym usprawnić codzienną pracę w zakresie planowania czasu pracy.
Najważniejsze informacje
Głównym celem planowania grafiku w drogerii jest zwiększenie sprzedaży i rentowności poprzez optymalne zarządzanie czasem pracy personelu.
Należy unikać niedopasowania obsady do ruchu klientów, aby nie generować zbędnych kosztów w godzinach spokoju i nie tracić sprzedaży w szczytach.
Efektywny grafik powinien bazować na analizie danych historycznych dotyczących liczby paragonów, wejść klientów oraz godzin szczytu.
Planowanie musi uwzględniać czynniki dodatkowe, takie jak terminy dostaw, akcje promocyjne oraz premiery rynkowe generujące piki sprzedażowe.
W placówkach o długich godzinach otwarcia zaleca się system równoważny, pozwalający na elastyczne wydłużanie zmian do 12 godzin w najbardziej pracowite dni.
Harmonogram powinien zapewniać obecność osób o konkretnych kompetencjach, takich jak doradztwo premium, przyjmowanie dostaw czy visual merchandising.
Tworzenie grafiku wymaga ścisłego przestrzegania przepisów Kodeksu Pracy, w tym norm czasu pracy i zapewnienia 11-godzinnego odpoczynku dobowego.
Opracowanie planu urlopowego pozwala uniknąć braków kadrowych w kluczowych okresach, takich jak czas przedświąteczny.
Zbieranie próśb grafikowych od pracowników wspiera lojalność zespołu, pod warunkiem, że ich realizacja nie zakłóca funkcjonowania drogerii.
Systematyczna kontrola nadgodzin umożliwia optymalizację kosztów pracy oraz eliminację błędów organizacyjnych i nieuczciwych praktyk.
W drogeriach jednym z największych wyzwań w planowaniu grafików jest niedopasowanie liczby pracowników do faktycznego ruchu klientów. Często w godzinach o niskim natężeniu ruchu mamy nadobsadę, co generuje niepotrzebne koszty pracy, a w szczytach sprzedażowych brakuje doradców przy półkach. Skutkiem są kolejki przy kasach, rezygnacja z zakupów i spadek lojalności wobec marki. Co więcej, niezadowolony klient często dzieli się negatywną opinią w internecie, co może zniechęcać nowych odwiedzających i osłabiać wizerunek sklepu.
Tworzenie efektywnego grafiku w drogerii powinno opierać się na danych. Liczba pracowników i rozkład zmian musi odpowiadać rzeczywistemu natężeniu ruchu, które można ustalić po analizie sprzedaży, liczby paragonów czy godzin szczytu. Jeżeli weźmiesz pod uwagę te czynniki, możesz uniknąć nadmiaru pracowników w spokojnych godzinach i braków kadrowych w szczytach. Analiza zwiększa sprzedaż i poprawia doświadczenie klientów.
W handlu istotną rolę odgrywa analiza historycznych danych sprzedażowych oraz o wejściach klientów. Na ich bazie można prognozować wejścia i sprzedaż w przyszłości. Im więcej klientów przewidujemy w danym czasie, tym więcej osób musimy na ten czas zaplanować w grafiku, aby realizować wskaźniki i cele biznesowe. Analiza danych pozwoli więc na zaplanowanie odpowiedniej liczby roboczogodzin, a tym samym uchroni przed planowaniem nadmiernej obsady w danym czasie, nieadekwatnie do potrzeb. Analogicznie planowanie zbyt małej liczby pracowników względem planowanego ruchu może powodować powstawanie kolejek, a także wpłynąć na wartość koszyka zakupowego przez brak możliwości uzyskania pomocy w znalezieniu poszukiwanego produktu lub brak doradztwa i sprzedaży.
W drogeriach dochodzą dodatkowe czynniki, które należy wziąć pod uwagę. Częste dostawy towaru wymagają od obsługi przyjmowania i wykładania produktów, a akcje promocyjne czy premierowe nowości generują nagłe piki sprzedażowe. Analiza danych pozwala więc dopasować roboczogodziny do rzeczywistych potrzeb drogerii obejmujących wszystkie aspekty obsługi. Dzięki temu unikamy kolejek, braków doradztwa przy półkach i straty potencjalnej wartości koszyka, a także zapewniamy sprawną obsługę promocji i dostaw.
Realizacja tego kroku wymaga odejścia od sztywnych grafików na rzecz pełnej elastyczności w doborze systemów czasu pracy oraz liczby personelu. Bardzo ważne jest dynamiczne zarządzanie dostępnością pracowników o odpowiednich kompetencjach, aby precyzyjnie odpowiadać na aktualne zapotrzebowanie. Dzięki takiemu podejściu organizacja zyskuje pewność, że każdy moment największego napływu klientów zostanie obsłużony sprawnie i bez straty jakości.
Zanim przystąpisz do tworzenia grafików pracowniczych, zwróć szczególną uwagę na system czasu pracy w jakim zatrudnieni są pracownicy. System czasu pracy określony jest w umowie pracownika lub w regulaminie pracy. Warto to sprawdzić, aby stworzyć grafik dostosowany do norm czasu pracy, jakie obowiązują dla danego systemu lub rozważyć ewentualną zmianę w celu optymalizacji czasu pracy.
Jeśli jesteś managerem niewielkiej drogerii otwartej od poniedziałku do piątku, której godziny pracy nie przekraczają 8 godzin dziennie, to możesz zdecydować się na pozostanie przy podstawowym systemie czasu pracy i planowaniem jednej stałej 8-godzinnej zmiany.
W sytuacji, gdy drogeria otwarta jest dłużej np.: w godzinach 8:00-22:00, to najbardziej rekomendowanym systemem czasu pracy, jaki możesz wprowadzić, jest system równoważny. Pozwala on na elastyczne planowanie godzin i lokowanie ich na grafiku w zależności od ilości pracy, a więc liczby klientów i prac poza ich obsługą w danym dniu. Dzięki wprowadzeniu równoważnego systemu czasu pracy będziesz mógł w jednym dniu zaplanować pracownikowi dłuższą zmianę niż 8-godzinną, jeśli pracy jest więcej, a w innym, kiedy pracy jest mniej, zaplanować mniejszą ilość godzin. Wydłużenie zmiany może być do maksymalnie 12 godzin.
Drogeria ze względu na swoją specyfikę wymaga od pracowników i ich przełożonych utworzenia wewnętrznej struktury. Każdy z pracowników ma bowiem inne zadania i jest odpowiedzialny za obsługę innego działu. Zwłaszcza kiedy mówimy o drogerii w segmencie premium, gdzie bezpośrednia obsługa i doradztwo są nieodzowne. Ponadto poszczególni pracownicy mogą mieć kompetencje do przyjmowania dostawy, zadań z zakresu visual merchandisingu, czynności systemowych itd. Zwróć więc uwagę na zaplanowanie w danym dniu odpowiedniej ilości osób o określonych funkcjach i zweryfikuj czy na każdy obszar przypada odpowiednia liczba pracowników w godzinach otwarcia drogerii.
Taki sposób planowania grafików sprawi, że każdy dział będzie odpowiednio zaopiekowany pod kątem obsługi klienta i nie zabraknie pracowników z określonymi umiejętnościami wtedy, kiedy tacy są niezbędni.
Efektywne tworzenie grafików wymaga balansowania między rygorystycznymi przepisami Kodeksu Pracy a elastycznością, która buduje lojalność i retencję zespołu. Optymalizacja kosztów personelu opiera się na precyzyjnym planowaniu obsady względem prognozowanego ruchu, co pozwala uniknąć generowania kosztownych nadgodzin. Kluczową strategią jest zachęcanie pracowników do wykorzystywania urlopów w okresach o niższej intensywności pracy, co naturalnie redukuje presję budżetową i zapobiega kumulacji dni wolnych w szczycie sezonu.
Zasady planowania czasu pracy ujęte są w przepisach Kodeksu Pracy. Przepisy te regulują m.in. ilość godzin i dni pracy oraz okresy odpoczynku. Nieprzestrzeganie przepisów może prowadzić do kary od Państwowej Inspekcji Pracy, jak i różnych roszczeń ze strony pracowników. W praktyce warto zwrócić uwagę na m.in.:
Normy czasu pracy (art. 129 KP) – to fundament grafiku. Przepis określa, że standardowy czas pracy to 8 godzin na dobę i średnio 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy.
Odpoczynek dobowy (art. 132 KP) – pracownik ma prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie pracowniczej (liczonej jako 24 godziny od momentu rozpoczęcia pracy). Nie wolno więc wyznaczyć zmiany np. o 6:00 rano, jeśli poprzednia skończyła się o 22:00.
System równoważnego czasu pracy (art. 135 KP) – pozwala na bardziej elastyczne planowanie. W tym systemie można wydłużyć pracę w niektóre dni (nawet do 12 godzin), pod warunkiem że w inne dni pracownik będzie pracował krócej lub dostanie dodatkowy dzień wolny.
Dzień wolny za pracę w sobotę (art. 151[3] KP) – jeśli pracownik przyjdzie do pracy w dzień wolny wynikający z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, pracodawca ma obowiązek oddać mu inny cały dzień wolny do końca okresu rozliczeniowego. Termin ten należy uzgodnić z pracownikiem.
Przestrzeganie tych regulacji pozwala planować grafik bezpiecznie i z poszanowaniem dla pracowników, a jednocześnie unikać niepotrzebnych kosztów i ryzyka prawnego
Niezależnie od tego, na jaki okres tworzysz grafik pracy w drogerii, istotne z perspektywy organizacji pracy jest utworzenie planu urlopowego wszystkich zatrudnionych osób. Plan urlopowy pozwoli nie tylko na zebranie wszystkich danych o terminach wypoczynków, ale także umożliwi zarządzanie terminami urlopów w taki sposób, aby nie kolidowały ze sobą. Nie możesz przecież dopuścić, aby wszyscy pracownicy mieli urlop w tym samym czasie.
Przed przystąpieniem do tworzenia planu urlopowego możesz także wskazać dni, w których wnioskowanie o urlop będzie niemożliwe ze względu na wzmożony ruch w drogerii np.: w okresie przedświątecznym, kiedy klienci będą poszukiwać prezentów dla bliskich.
Dobrze zaplanowany grafik absencji uchroni Cię również przed powstaniem nadgodzin wynikających z ewentualnych niedoborów kadrowych. Nadgodziny są dla Twojej firmy kosztowne i nieoptymalne. Ustalaj więc urlopy w okresach, kiedy klientów i pracy jest mniej.
W Grafiku Optymalnym zaplanujesz urlopy pracowników w taki sposób, aby nie brakło Ci rąk do pracy.
Umożliwienie pracownikom zgłoszenia próśb grafikowych to już standard w handlu detalicznym. Prośby grafikowe to preferencje co do godzin pracy w danym dniu lub wskazanie dnia wolnego z tytułu pracy w sobotę, lub równoważenia zmian dłuższych niż 8-godzinne w przypadku równoważnego systemu czasu pracy. Informacja o dostępności zatrudnionych osób w nadchodzącym miesiącu daje możliwość zaplanowania zmian w taki sposób, aby nie kolidowały z prywatnymi sprawami i obowiązkami pracowników, a to z pewnością będzie dobrze odbierane w Twoim zespole.
Akceptując prośby grafikowe, zwróć uwagę na to, czy niedostępności pracowników nie pokrywają się ze sobą i czy ewentualne wyrażenie zgody na zaakceptowanie prośby pracownika nie wpłynie negatywnie na funkcjonowanie całej drogerii.
Weryfikacja nadgodzin jest ważna dla utrzymania kosztów pracy pod kontrolą i zapewnienia płynnego funkcjonowania drogerii. Regularna kontrola pozwala szybko wychwycić nieplanowane godziny i sprawdzić, czy wynikają one z rzeczywistej potrzeby, czy błędnego planowania grafiku.
W drogeriach nadgodziny mogą pojawiać się np. w szczytach sprzedażowych lub podczas dostaw, ale mogą być też bez związku z ruchem klientów. Czasem są efektem złej organizacji lub nieformalnych praktyk znanych jako „mafia nadgodzinowa”. Monitorowanie ich w czasie rzeczywistym umożliwia optymalizację grafiku, redukcję kosztów i lepsze dopasowanie obsady do rzeczywistego natężenia ruchu, bez nadmiernego obciążania zespołu.
Więcej informacji przeczytasz tutaj: Mafia nadgodzinowa – czym jest i jak z nią walczyć?
Uzyskasz informację o aktualnej wydajności pracowników, zobaczysz więc czy nie zaplanowałeś zbyt dużo godzin roboczych w stosunku do ilości pracy, co wpływa negatywnie na koszty pracy, lub zbyt mało, co może wpłynąć ujemnie na przychody Twojej firmy.
Ręczne tworzenie grafików w Excelu jest czasochłonne i obarczone wysokim ryzykiem błędów, co może skutkować naruszeniem zasad Kodeksu Pracy lub powstawaniu kosztownych nadgodzin. Narzędzia takie jak Grafik Optymalny, rozwiązują te problemy poprzez automatyzację procesu planowania i inteligentne dopasowanie obsady do realnego zapotrzebowania.
Korzyści z wdrożenia systemu – Grafik Optymalny:
Oszczędność czasu – skrócenie procesu układania grafiku nawet o kilkanaście godzin w miesiącu.
Redukcja kosztów – ograniczenie wydatków na zbędne nadgodziny nawet o 30%.
Bezpieczeństwo prawne – automatyczna kontrola 100% zgodności planu z przepisami Kodeksu Pracy.
Większa sprzedaż – optymalne obsada w godzinach szczytu, co przekłada się na lepszą obsługę klienta.
Niższa rotacja – lepsza komunikacja i stabilność grafików zwiększają zadowolenie i lojalność zespołu.
Chcąc stworzyć grafik pracy w drogerii, musisz wziąć pod lupę wiele czynników, które będą miały wpływ na finalny jego kształt. Zacznij od analizy danych sprzedażowych, określenia jakich pracowników i o jakich funkcjach będziesz potrzebować, aż po zebranie od zatrudnionych osób próśb grafikowych. Nie zapomnij także o zgodności z zasadami Kodeksu Pracy.