Jak przygotować dobry grafik pracy w drogerii, aby zrealizować założone cele biznesowe? To pytanie często stawiają przed sobą kierownicy odpowiedzialni za tworzenie harmonogramów pracowniczych w drogeriach. Aby ułatwić proces tworzenia grafików w drogerii w poniższym artykule przygotowaliśmy garść wskazówek, które pomogą Ci lepiej zarządzać pracą zatrudnionych osób, a przy tym usprawnić codzienną pracę w zakresie planowania czasu pracy.
Wybierz odpowiedni system czasu pracy
Zanim przystąpisz do tworzenia grafików pracowniczych, zwróć szczególną uwagę na system czasu pracy w jakim zatrudnieni są Twoi pracownicy. System czasu pracy określony jest w umowie pracownika lub w regulaminie pracy. Warto to sprawdzić, aby stworzyć grafik dostosowany do norm czasu pracy jakie obowiązują dla danego systemu lub rozważyć ewentualną zmianę w celu optymalizacji czasu pracy. Jeśli jesteś managerem niewielkiej drogerii otwartej od poniedziałku do piątku, której godziny pracy nie przekraczają 8 godzin dziennie, to możesz zdecydować się na pozostanie przy podstawowym systemie czasu pracy i planowaniem jednej stałej 8-godzinnej zmiany. W sytuacji, gdy drogeria otwarta jest dłużej np.: w godzinach 8:00-22:00, to najbardziej rekomendowanym systemem czasu pracy jaki możesz wprowadzić, jest system równoważny. Pozwala on na elastyczne planowanie godzin i lokowanie ich na grafiku w zależności od ilości pracy, a więc liczby klientów i prac poza ich obsługą w danym dniu.
Dzięki wprowadzeniu równoważnego systemu czasu pracy będziesz mógł w jednym dniu zaplanować pracownikowi dłuższą zmianę niż 8-godzinną, jeśli pracy jest więcej, a w innym, kiedy pracy jest mniej, zaplanować mniejszą ilość godzin. Wydłużenie zmiany może być do maksymalnie 12 godzin.
Stwórz plan urlopów
Niezależnie od tego na jaki okres tworzysz grafik pracy w drogerii, istotne z perspektywy organizacji pracy jest utworzenie planu urlopowego wszystkich zatrudnionych osób. Plan urlopowy pozwoli Ci nie tylko na zebranie wszystkich danych o terminach wypoczynków, ale także umożliwi Ci zarządzanie terminami urlopów w taki sposób, aby nie kolidowały ze sobą. Nie możesz przecież dopuścić, aby wszyscy pracownicy mieli urlop w tym samym czasie. Przed przystąpieniem do tworzenia planu urlopowego możesz także wskazać dni, w których wnioskowanie o urlop będzie niemożliwe ze względu na wzmożony ruch w drogerii np.: w okresie przedświątecznym, kiedy klienci będą poszukiwać prezentów dla bliskich.
Dobrze zaplanowany grafik absencji uchroni Cię również przed powstaniem nadgodzin wynikających z ewentualnych niedoborów kadrowych. Nadgodziny są dla Twojej firmy kosztowne i nieoptymalne. Ustalaj więc urlopy w okresach, kiedy klientów i pracy jest mniej.
W Grafiku Optymalnym zaplanujesz urlopy pracowników w taki sposób, aby nie brakło Ci rąk do pracy.
Zbierz prośby grafikowe
Umożliwienie pracownikom zgłoszenia próśb grafikowych to już standard w handlu detalicznym. Prośby grafikowe to preferencje co do godzin pracy w danym dniu lub wskazanie dnia wolnego z tytułu pracy w sobotę lub równoważenia zmian dłuższych niż 8-godzinne w przypadku równoważnego systemu czasu pracy. Informacja o dostępności zatrudnionych osób w nadchodzącym miesiącu daje Ci możliwość zaplanowania zmian w taki sposób, aby nie kolidowały z prywatnymi sprawami i obowiązkami pracowników, a to z pewnością będzie dobrze odbierane w Twoim zespole. Akceptując prośby grafikowe, zwróć uwagę na to czy niedostępności pracowników nie pokrywają się ze sobą i czy ewentualne wyrażenie zgody na zaakceptowanie prośby pracownika nie wpłynie negatywnie na funkcjonowanie całej drogerii.
Określ funkcje pracowników
Drogeria ze względu na swoją specyfikę wymaga od pracowników i ich przełożonych utworzenia wewnętrznej struktury. Każdy z pracowników ma bowiem inne zadania i jest odpowiedzialny za obsługę innego działu. Zwłaszcza kiedy mówimy o drogerii w segmencie premium, gdzie bezpośrednia obsługa i doradztwo są nieodzowne. Ponadto poszczególni pracownicy mogą mieć kompetencje do przyjmowania dostawy, zadań z zakresu visual merchandisingu, czynności systemowych itd. Zwróć więc uwagę na zaplanowanie w danym dniu odpowiedniej ilości osób o określonych funkcjach i weryfikuj czy na każdy dział przypada odpowiednia liczba pracowników w godzinach otwarcia drogerii. Taki sposób planowania grafików sprawi, że każdy dział będzie odpowiednio zaopiekowany pod kątem obsługi klienta i nie zabraknie pracowników z określonymi umiejętnościami wtedy, kiedy tacy są niezbędni.
Analizuj dane sprzedażowe
W handlu istotną rolę odgrywa analiza historycznych danych sprzedażowych oraz o wejściach klientów. Na bazie danych historycznych można prognozować wejścia i sprzedaż w przyszłości. Im więcej klientów przewidujemy w danym czasie, tym więcej osób musimy na ten czas zaplanować w grafiku, aby realizować wskaźniki i cele biznesowe. Analiza danych pozwoli więc na zaplanowanie odpowiedniej ilości roboczogodzin w grafiku, a tym samym uchroni Cię przed planowaniem nadmiernej osób w danym czasie, nieadekwatnie do potrzeb. Byłoby to marnotrawstwo. Analogicznie planowanie zbyt małej liczby pracowników względem planowanego ruchu może powodować powstawanie kolejek, a także wpłynąć na wartość koszyka zakupowego przez brak możliwości uzyskania pomocy w znalezieniu poszukiwanego produktu lub brak doradztwa i dosprzedaży. Planując grafik pracy w drogerii weź zatem koniecznie pod uwagę historyczne dane sprzedażowe, aby zoptymalizować swój plan pracy.
Uzyskasz informację o aktualnej wydajności pracowników, zobaczysz więc czy nie zaplanowałeś zbyt dużo godzin roboczych w stosunku do ilości pracy, co wpływa negatywnie na koszty pracy, lub zbyt mało, co może wpłynąć ujemnie na przychody Twojej firmy.
Przestrzegaj zasad Kodeksu Pracy
Nie zapomnij o tym, że zasady planowania czasu pracy ujęte są w przepisach Kodeksu Pracy. Przepisy te regulują m.in. ilość godzin i dni pracy oraz okresy odpoczynku. Wiele informacji na ten temat znajdziesz w innych artykułach na tym blogu. Nieprzestrzeganie przepisów może prowadzić do kary od PIP, jak i różnych roszczeń ze strony pracowników. Jeśli poważnie traktujesz biznes, za który jesteś odpowiedzialny, to planuj czas pracy w zgodzie z przepisami.
Podsumowanie
Chcąc stworzyć grafik pracy w drogerii, musisz wziąć pod lupę wiele czynników, które będą miały wpływ na finalny jego kształt. Zacznij od analizy danych sprzedażowych, określenia jakich pracowników i o jakich funkcjach będziesz potrzebować, aż po zebranie od zatrudnionych osób próśb grafikowych. Nie zapomnij także o zgodności z zasadami Kodeksu Pracy.
Mnogość obowiązków i elementów wpływających na tworzenie grafiku będzie wymagała od Ciebie zdolności analitycznych, a także dużego nakładu pracy i czasu, jeśli grafik ma być optymalny. Aby ułatwić Ci codzienną pracę z grafikiem, wypróbuj nowoczesne rozwiązanie do planowania i rozliczania czasu pracy jakim jest Grafik Optymalny.
Nasz system wspomoże Cię w codziennej pracy przy harmonogramie czasu pracy, a jednocześnie usprawni wszelkie procesy związane z czasem pracy i pozwoli na realizację założonych planów biznesowych.
Sprawdź, jak działa Grafik Optymalny i skorzystaj z darmowego okresu próbnego.
Loading...