Grafik pracy należy przekazać w formie papierowej lub udostępnić elektronicznie swoim pracownikom najpóźniej na 7 dni przed okresem objętym tym grafikiem. Pamiętaj, że minimalny zakres planistyczny grafiku to jeden miesiąc. Nie powinieneś więc tworzyć grafików na okres krótszy, np. na tydzień. Grafiki na okres dłuższy niż miesiąc z perspektywy biznesowej nie są dobre, trudno bowiem przewidzieć zmiany kadrowe czy absencje pracowników na przestrzeni kolejnych tygodni, z powodu których zmiany przydzielone byłyby inaczej.
Wyjątkowym przypadkiem jest zatrudnienie lub zwolnienie pracownika w trakcie miesiąca. Czy można wówczas podać pracownikowi grafik pracy na niepełny miesiąc? Jak w takiej sytuacji stworzyć prawidłowo grafik pracy? O tych dwóch sytuacjach będziesz mógł przeczytać w poniższym artykule.
Czy można stworzyć grafik na część miesiąca?
Kodeks Pracy ściśle określa termin, w którym pracownicy powinni otrzymać nowy grafik pracy. Udostępnienie harmonogramu powinno odbyć się nie później niż 7 dni przed okresem pracy w okresie objętym harmonogramem na okres co najmniej 1 miesiąca. Zazwyczaj podaje się do wiadomości grafik pracy dla wszystkich osób nim objętych najpóźniej 23. lub 24. dnia miesiąca poprzedzającego, w zależności od jego długości, na miesiąc kolejny. Jak postąpić w przypadku zatrudnienia osoby później, w trakcie miesiąca, już po podaniu do wiadomości pracowników całego grafiku?
Opierając się o Art. 129. § 3. Kodeksu Pracy należałoby podać do wiadomości grafik takiej osobie 7 dni przed wystąpieniem jej pierwszej zmiany. Jeśli zatem pierwszym dniem pracy miałby być dwudziesty dzień miesiąca, wówczas pracownik musiałby poznać godziny pracy trzynastego dnia miesiąca. Takie podejście jest nie tylko zgodne wprost z przepisami, ale i dobrą praktyką, dzięki której pracownik będzie mógł zaplanować swoje zadania poza pracą, tak aby mógł pogodzić obowiązki życia prywatnego z obowiązkami pracownika.
Grafik powinien być ustalony na okres co najmniej miesiąca, a zatem obejmować okres do 19. dnia miesiąca kolejnego. W sytuacji, kiedy zapada decyzja zatrudnienia pracownika niemalże z dnia na dzień (jeśli pracownik zdoła wykonać badania potwierdzające zdolność do pracy na danym stanowisku) termin 7-dniowy nie będzie siłą rzeczy zachowany. Urzędnik przy kontroli mógłby wskazać to jako naruszenie przepisów Kodeksu Pracy, jeśli nie uzna argumentu, że konieczne było pilne przyjęcie danej osoby do pracy.
W Grafiku Optymalnym wymiar czasu pracy dla pracownika zatrudnionego na niepełny miesiąc przeliczy się automatycznie.
Ile godzin zaplanować kiedy zatrudniasz pracownika w trakcie miesiąca?
W idealnym świecie (dla osób rozliczających czas pracy) umowy pracowników są zawierane od pierwszego dnia danego miesiąca, a kończą się ostatniego dnia miesiąca. Nie zawsze jednak tak się dzieje, bardzo często stosunek pracy nawiązywany jest w trakcie miesiąca, co skutkuje koniecznością ustalenia wymiaru czasu pracy dla nowozatrudnionej osoby. Jak go ustalić?
Najprościej wymnożyć pozostałą ilość dni roboczych (pon — pt, bez świąt) w danym miesiącu przez normę dobową czasu pracy, czyli 8 godzin. Wynik, który uzyskasz to ilość godzin, którą możesz zaplanować pracownikowi zatrudnionemu w pełnym wymiarze etatu. Jeśli zatrudniłeś pracownika w niepełnym wymiarze etatu, wystarczy, że proporcjonalnie obniżysz ilość godzin.
Przykład:
Pracownik pełnoetatowy został zatrudniony od 21.01.2022 roku. W przypadku miesięcznego okresu rozliczeniowego do końca miesiąca pracownik powinien przepracować:
8 godzin * 7 dni roboczych = 56 godzin
Jeśli zatrudnienie dotyczyłoby osoby na pół etatu, należałoby zaplanować:
4 godziny * 7 dni roboczych = 28 godzin
lub
56 godzin (pełnoetatowiec) * ½ = 28 godzin
Ile godzin zaplanować kiedy zwalniasz pracownika w trakcie miesiąca?
Jeśli pracownikowi kończy się umowa w trakcie miesiąca, obliczenia powinny być wykonane adekwatnie do wyżej opisanej sytuacji zatrudnienia pracownika w trakcie miesiąca. Omówmy to na konkretnym przykładzie.
Pracownikowi kończy się umowa 15.02.2022 roku. W przypadku miesięcznego okresu rozliczeniowego pracownik pełnoetatowy powinien przepracować:
8 godzin * 11 dni roboczych = 88 godzin
Jeśli mielibyśmy do obliczenia nominał godzin dla osoby zatrudnionej na niepełny etat, wystarczy proporcjonalnie obniżyć nominał.
Uwaga! Pamiętaj, że jeśli w danym okresie rozliczeniowym święto przypada w sobotę lub w tygodniu, powinieneś obniżyć pracownikom nominał czasu pracy. Ciekawa sytuacja miała miejsce np. 1 stycznia 2022 roku. Osoby zatrudnione przed 1 stycznia 2022 roku, miały do przepracowania 152 roboczogodziny, ponieważ nominał został obniżony z tytułu święta w sobotę. Z kolei jeśli pracownik został zatrudniony po święcie np. 3 stycznia, to jego nominał wynosił więcej, czyli 160 godzin.
W 2022 roku taka sytuacja nie będzie miała już miejsca, wszystkie pozostałe święta albo przypadają w tygodniu, albo w niedzielę. Pamiętaj, że w przypadku święta przypadającego w niedzielę nie jesteś zobligowany do udzielenia dodatkowego dnia wolnego swoim pracownikom.
Nie musisz tracić czasu na wyliczenia, załóż konto testowe w Grafiku Optymalnym, a po wprowadzeniu umowy pracownika, system wyliczy za Ciebie, ilość godzin, które powinieneś rozplanować.
Odpoczynek tygodniowy w przypadku grafiku na niepełny miesiąc
W przypadku osoby, której kończy się umowa, odpoczynek tygodniowy liczony jest standardowo, czyli zgodnie z tzw. tygodniem kodeksowym. Dla przypomnienia — tydzień kodeksu pracy zazwyczaj nie jest tożsamy z tygodniem kalendarzowym. Wyznaczony jest bowiem przez kolejne 7 dni przyjętego okresu rozliczeniowego, licząc od jego pierwszego dnia i w tej formie funkcjonuje przez cały okres rozliczeniowy, niezależnie od tego, czy mówimy o kwartalnym, półrocznym czy miesięcznym okresie rozliczeniowym.
W przypadku pracownika zatrudnionego w trakcie miesiąca, tydzień kodeksowy liczony zazwyczaj jest identycznie, zgodnie z okresem rozliczeniowym obowiązującym w firmie, a nie z dniem początku jego zatrudnienia.
Przykład:
Firma funkcjonuje w kwartalnym okresie rozliczeniowym, który rozpoczął się w styczniu 2022, czyli okres rozliczeniowy trwa w przedziale styczeń — marzec. Pierwsze 7 dni stycznia wyznaczają nam tzw. tydzień kodeksowy. Odpoczynek tygodniowy (35- godzinny) powinien być, więc udzielany w przedziale sobota — piątek. Jeżeli pracownik zostanie zatrudniony w trakcie trwania przyjętego rozliczenia, jego odpoczynek powinien funkcjonować w tym samym tygodniu kodeksowym.
Ułożenie dobrego grafiku pracy nie jest proste. Należy bowiem pamiętać nie tylko o zasadach Kodeksu Pracy, ale również efektywności pracowników, dostosowaniu ilości obsady do ilości faktycznej pracy i wielu innych aspektach. Jeśli chcesz tworzyć dobre grafiki pracy, koniecznie przeczytaj nasze pozostałe artykuły.
Loading...