Grudzień to dla wielu firm najbardziej pracowity okres w roku. Przedświąteczne zakupy, a zaraz potem posezonowe wyprzedaże przyciągają tłumy w handlu detalicznym i e-commerce. To też zatem czas najbardziej pracochłonny dla logistyki czy magazynów. Podobnie dobry okres ma wtedy branża turystyczna - zwłaszcza obiekty w górskich miejscowościach oraz gastronomia. Wiele restauracji gości firmy lub przygotowuje cateringi świąteczne, no i urządza imprezy sylwestrowe. Aby odpowiednio przygotować się na ten czas, dobrze zaplanuj grafik pracy i dopasuj go do sytuacji Twojej firmy. W poniższym artykule znajdziesz przydatne wskazówki i informacje, na co warto zwrócić uwagę, tworząc grafik pracy na grudzień 2021.
Wymiar czasu pracy
W tym roku wymiar czasu pracy na grudzień wynosi 176 roboczogodzin, co daje 22 dni pracy i 9 dni wolnych. Pracownicy zatrudnieni w mniejszym wymiarze godzin będą mieli do przepracowania analogicznie:
3/4 etatu: 132 godziny,
1/2 etatu: 88 godzin,
1/4 etatu: 44 godziny.
Poza normą godzinową pamiętaj przy planowaniu czasu pracy również o innych zasadach wynikających z przepisów. Pisaliśmy o nich w tym artykule: "Jakie są główne zasady tworzenia grafików pracy?".
Pierwszy dzień okresu rozliczeniowego rozpoczyna się od środy i trwa do wtorku, dlatego planując grafik, pamiętaj o zachowaniu w tym przedziale 35-godzinnej przerwy. Dla firm rozliczających się rocznie, półrocznie lub kwartalnie przedział ten się nie zmienia i obowiązuje zgodnie z pierwszym miesiącem okresu rozliczeniowego.
Okres rozliczeniowy
Grudzień to ostatni miesiąc kwartalnego, półrocznego i rocznego okresu rozliczeniowego, a co za tym idzie to ostatni moment na rozliczenie nadgodzin czasem wolnym powstałych nadgodzin średniotygodniowych. W przeciwnym razie trzeba wypłacić pracownikom dodatek do wynagrodzenia, co z perspektywy biznesowej jest mniej opłacalne. Więcej o kompensatach, ich rodzajach i rozliczaniu pisaliśmy w naszym poprzednim artykule: "Rozliczenie nadgodzin czasem wolnym - wszystko co musisz wiedzieć".
W tym miesiącu pamiętaj też o zbilansowaniu niedoborów godzin względem normy średniotygodniowej w okresie rozliczeniowym. Jeśli pracownik ma zaplanowane mniej godzin niż norma, to i tak należy mu się wynagrodzenie miesięczne w pełnej wysokości. Zwłaszcza w okresach długich, 12-miesięcznych łatwo o pomyłkę.
Plan urlopowy
Jeśli w Twojej firmie praktykuje się sporządzanie planów urlopowych, to w grudniu powinny być one ukończone. Stworzenie planu urlopowego na 2022 rok pozwoli optymalnie rozdysponować dni wolne pracowników, tak aby zachować płynność pracy i nie powodować przestojów. Strategicznie przygotowany plan uchroni Cię także przed masowym wnioskowaniem o dni wolne w gorącym okresie urlopowym takim jak majówka czy czas wakacyjny i przedświąteczny. Jeśli nigdy wcześniej nie tworzyłeś planu urlopowego, ale w tym roku chciałbyś to zmienić mamy dobrą wiadomość! Jakiś czas temu przygotowaliśmy wpis o najlepszych praktykach stosowanych w firmach właśnie w kwestii tworzenia planu urlopowego. Jeśli chcesz poznać strategię tworzenia dobrego planu urlopowego, wystarczy, że klikniesz tutaj.
W Grafiku Optymalnym łatwo stworzysz plan urlopowy na cały rok. Dzięki widokowi całego kalendarza szybko zweryfikujesz czy wprowadzone terminy urlopów poszczególnych pracowników nie nachodzą na siebie. Uzupełnieniem są e-wnioski urlopowe. Zaakceptowane urlopy automatycznie przeniosą się na grafik pracy.
Grudzień to ostatni miesiąc roku, a więc trzeba udzielić pracownikom urlopu, jaki im na dany rok pozostał do wykorzystania. Sprawdź więc stany urlopowe i udziel urlopów w miarę możliwości. Co prawda czas na to jest do września roku kolejnego, ale z początkiem stycznia pracownik nabywa prawo do urlopu na rok kolejny. Udzielenie urlopu zaległego i bieżącego bywa często wyzwaniem, dochodzi do sytuacji, gdzie pracownik ma w każdym kolejnym roku urlop pozostały do wykorzystania z roku poprzedniego. Ta wskazówka dotyczy takich branż, gdzie grudzień nie jest miesiącem wybitnym i mogą sobie pozwolić na udzielenie urlopów. Handel w czasie przedświątecznym nie powinien udzielać urlopów wypoczynkowych.
Dni wolne od pracy
W tym miesiącu przypadają aż 2 dni ustawowo wolne od pracy i jest to 25.12. oraz 26.12. Pierwszy dzień świąt przypada na sobotę, dlatego jako pracodawca powinieneś wyznaczyć pracownikom dodatkowy dzień wolny. Podobna sytuacja będzie miała miejsce przy okazji 01.01.22, który również wypada w sobotę.
Dzień wolny od pracy powinieneś wyznaczyć do końca okresu rozliczeniowego, w którym to święto przypadło. Może on poprzedzać dzień świąteczny, ale także następować po nim. To na co warto zwrócić uwagę to fakt, że termin wolnego ustala pracodawca, nie wybiera go samodzielnie pracownik. Jeśli jednak nie chcesz narzucać pracownikom konkretnego terminu dnia wolnego, możecie wspólnie ustalić datę jego odbioru.
W handlu, hotelarstwie czy gastronomii najlepiej udzielać tego wolnego w różne dni, najlepiej w takie, w które pracy jest najmniej, by nie zabrakło rąk do pracy.
Przedświąteczny peak zakupowy
Jak co roku w okresie przedświątecznym handel - zarówno tradycyjny jak i e-commerce - odnotowuje najwyższe wskaźniki sprzedaży. Niezależnie od rodzaju oferowanych produktów możesz liczyć na większą ilość transakcji. Aby jednak zyskać nowych klientów, powinieneś odpowiednio wcześniej się na ten czas przygotować. Coraz więcej osób decyduje się na zakupy internetowe, dlatego warto zainwestować czas i pieniądze na rozwój lub usprawnienie działania sklepu internetowego. Być może przygotowanie ciekawej kampanii marketingowej lub wprowadzenie ekspresowej dostawy pozwoli Ci się wyróżnić na tle konkurencji?
Pamiętaj, że w tym okresie czas to niewątpliwie najważniejsza waluta, dlatego zaplanuj grafik pracy tak, aby w żadnym tygodniu grudnia nie zabrakło Ci rąk do pracy. Przeanalizuj wyniki z lat poprzednich i zwróć uwagę, w które dni wyniki były najlepsze i adekwatnie do tego postaw wówczas na możliwie największą liczbę pracowników na grafiku pracy.
Szybki czas realizacji zamówienia, przyjazna i prężnie działająca obsługa klienta oraz odpowiednie zaplecze logistyczne to niewątpliwie te filary, na które szczególnie powinieneś zwrócić uwagę jeśli prowadzisz sprzedaż. Zaopiekowani klienci chętniej polecą Twój sklep rodzinie czy znajomym jeśli na żadnym etapie realizacji zamówienia nie będzie opóźnień.
W przypadku sklepów stacjonarnych również warto pamiętać o adekwatnym do ilości odwiedzających obstawieniu obsługi. Klienci na dwa tygodnie przed świętami z pewnością tłumnie ruszą na zakupy w poszukiwaniu prezentów dla bliskich dlatego przygotuj zespół na dużą intensywność pracy. Układając harmonogram, zadbaj o to, aby zminimalizować ryzyko powstawania długich kolejek, które skutecznie zniechęcają do zakupów. Pamiętaj również o tym, że wiele osób będzie szukało w Twoich pracownikach doradcy prezentowego, dlatego odpowiednio obstaw salę sprzedaży, aby zapewnić najwyższą jakość obsługi. To z pewnością w pozytywny sposób odbije się na przychodach.
Niedziele handlowe
W grudniu zaplanowane są aż dwie handlowe niedziele i przypadają one na 12 i 19 grudnia. Z pewnością duża część klientów wykorzysta ten czas na zakup upominków, ale także uda się na zakupy spożywcze. Planując grafik pracy, zadbaj o to, aby ilość osób pełniąca zmianę w handlowe niedziele była w stanie obsłużyć wszystkich klientów bez tworzenia kolejek, ale także, aby na bieżąco uzupełniane były sklepowe półki. Odpowiednie zatowarowanie i sprawna obsługa niewątpliwie przyczynią się do zwiększenia zadowolenia klientów, a tym samym do zwiększenia objętości koszyka zakupowego i przywiązania do zakupów w Twoim sklepie.
Grafik pracy udostępnij pracownikom najpóźniej na 7 dni przed rozpoczęciem miesiąca, czyli do 24 listopada.
Grafik Optymalny
Nie masz pewności czy Twoje grafiki pracy są zgodne ze wszystkimi zasadami Kodeksu Pracy? A może poświęcasz na ich przygotowanie zbyt dużo czasu? Niezależnie od problemu, z jakim się zmagasz, już dziś możesz bezpłatnie przetestować nasz program Grafik Optymalny, który usprawni Twoją codzienną pracę. Sprawdź wszystkie jego funkcjonalności tj.: automatyczne generowanie grafiku, e-obieg wniosków urlopowych czy elektroniczną ewidencję czasu pracy i przekonaj się, jak proste może być zarządzanie zespołem i czasem pracy.
Loading...