Grafik pracy w Excelu: koszty, wady, zalety i samouczek

Grafik pracy w Excelu. Wiele firm się na to decyduje. Znajomy interfejs, szeroka dostępność programu oraz silna marka to główne czynniki, które wpływ na tę decyzję.

Excel jest arkuszem kalkulacyjnym. Jak wskazuje nazwa, jego przeznaczeniem jest wykonywanie kalkulacji. Kalkulowanie (np. godzin pracy) jest tylko jednym z wielu kroków, które prowadzą do utworzenia grafiku pracy. A co z pozostałymi częściami, np. ustalaniem zgodności grafiku z Kodeksem Pracy? Czy grafik pracy w Excelu to dobry pomysł?

W tym artykule przedstawimy Ci koszty, wady i zalety tworzenia grafików pracy w Excelu, a także powiemy, jak go utworzyć. Pamiętaj, że dobry grafik pracy to duża oszczędność kosztów.

Ile kosztuje tworzenie grafików pracy w Excelu?

Najtaniej Excel można nabyć w pakiecie MS Office 365, kosztuje on 453,87zł na 1 użytkownika. Trzeba oczywiście mieć komputer. Aby grafik podać do wiadomości pracowników, trzeba go wydrukować, zatem potrzebne będą: drukarka i niezbędne materiały eksploatacyjne. Czasochłonność, a więc koszt pracy jaki trzeba uwzględnić w koszcie tej metody, zależy od zaawansowania przygotowanego arkusza. Trzeba też doliczyć koszt ewentualnych pomyłek związanych z przepisami Kodeksu Pracy.

Jakie są zalety tworzenia harmonogramów pracy w Excelu?

• Łatwa edycja oraz wprowadzanie czasu pracy i wszelkich poprawek.
• Estetyczny wygląd wydrukowanego grafiku.
• Łatwość wprowadzenia prostych formuł i sumowania godzin pracy.
• Możliwość wyciągania wniosków na podstawie danych o czasie pracy np. informacji o ilości pracowników o danej porze lub na danej zmianie.
• Możliwość zdalnego dostępu i edycji przez osobę odpowiedzialną za tworzenie grafików.

Jakie są wady tworzenia grafików czasu pracy w Excelu?

• Wymóg eksperckiej znajomości Excela do utworzenia grafików zgodnych z Kodeksem Pracy.
• Łatwość zepsucia arkusza poprzez przypadkową zmianę formuł czy odniesień. Szczególnie, jeśli do grafiku ma dostęp wiele osób.
• Wymóg świetnej znajomości i śledzenia przepisów Kodeksu Pracy w zakresie norm pracy i odpoczynków. W związku z powyższym grafik trzeba tworzyć spoglądając również na plik z poprzedniego miesiąca, co nie jest wygodne.
• Brak uwzględnienia rozpoczynania i kończenia stosunku pracy w trakcie miesiąca.
• Konieczność zbierania sugestii pracowników na kartkach papieru (ryzyko zgubienia, chaos), przez telefon (nerwy), lub w kontakcie osobistym (czasochłonność). Problemy zwielokrotniają się w przypadku zmian grafiku pracy.
• Konieczność samodzielnego utworzenia dokumentów dodatkowych (np. listy obecności).
• Uciążliwa integracja z programami kadrowo-płacowymi.
• Brak możliwości utworzenia elektronicznego obiegu wniosków urlopowych.
• Znaczne trudności w dostosowaniu grafiku do realnego zapotrzebowania firmy na pracę.
• Brak możliwości kontroli kosztów pracy i optymalizacji grafiku pod kątem ilości nadgodzin.

Grafik pracy w Excelu w kilku krokach

Załóżmy, że akceptujesz wady Excela i decydujesz się na wykorzystanie tego programu do tworzenia grafików pracy. Co teraz? Wyjaśniamy procedurę tworzenia grafiku w kilku następnych podpunktach.

• Przystępując do utworzenia harmonogramu pracy na kolejny miesiąc, zbierz od pracowników preferowane dni i godziny pracy.

Pamiętaj, że brak możliwości pogodzenia pracy z życiem prywatnym jest jedną z najczęstszych przyczyn odejść z pracy. W miarę możliwości uwzględniaj prośby pracowników co do czasu pracy. Preferencje najlepiej zebrać od pracowników w pierwszym lub drugim tygodniu miesiąca poprzedzającego ten, na który chcesz stworzyć grafik pracy. Zostanie Ci wtedy cały tydzień na utworzenie grafiku na podstawie preferencji pracowników, zaś 7 dni przed rozpoczęciem kolejnego miesiąca podasz grafik do wiadomości pracowników, wywiązując się tym samym z obowiązujących Cię przepisów.

• Przenieś urlopy z Rocznego Planu Urlopowego do grafiku pracy.

Jeśli w Twojej firmie nie istnieje plan urlopowy, stwórz go niezwłocznie. Każdemu pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę w roku przysługuje 20 lub 26 dni urlopu (w zależności od stażu pracy), w tym 14 dni nieprzerwanego odpoczynku. Urlopy najlepiej planować na miesiące najmniejszej sprzedaży. Zwróć uwagę na to, aby urlopy pracowników nie nakładały się na siebie, bo grozi to brakiem rąk do pracy.

• Mądrze obsadź zmiany i poinformuj pracowników.

Planując zmiany wyjdź od tego, w których godzinach w Twojej firmie najwięcej się dzieje. W przypadku stacji benzynowych i sklepów będą to godziny popołudniowe. W call center - godziny poranne. Najlepszym wskaźnikiem ruchu w biznesie jest raport sprzedaży godzinowej.

Na podstawie preferencji pracowników, danych o urlopach i przede wszystkim - godzinowych poziomów sprzedaży w Twojej firmie, przystąp do obsadzania zmian. Nie zapomnij o zaopatrzeniu się w Kodeks Pracy. Pamiętaj, że grafik pracy, który utworzysz, musi spełniać wszystkie jego wytyczne. Jest ich ponad 100.

Co poza Excelem?

Jeśli tworzysz grafiki pracy w małej firmie, Excel może okazać się wystarczającym narzędziem. Pamiętaj jednak, aby wzorować się na gotowych szablonach. Przykładowy grafik pracy dla stacji benzynowej możesz pobrać z naszej bazy darmowych plików.

Im większa firma, tym Excel będzie mniej przydatny, bardziej kosztowny w użytkowaniu i bardziej ryzykowny. Mnóstwo czasu pochłonie Ci zarówno tworzenie grafiku, jak i jego zmiany. W firmie będzie panować chaos. Pracownicy mogą być zniechęceni. Możesz narazić się na kary do 30 000 zł.

Zerknij na poniższe zestawienie i sprawdź alternatywne rozwiązania.