Ewidencja urlopów — jak prowadzić ją poprawnie?

Urlop wypoczynkowy to jedno z najważniejszych uprawnień przysługujących pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę. Udzielając jakiegokolwiek wypoczynku, pracodawca zobowiązany jest do prawidłowego udokumentowania takiego urlopu poprzez wprowadzenie danych o jego udzieleniu na karcie ewidencji czasu pracy oraz opcjonalnie karty urlopu, która została wprowadzona do użytku 1 stycznia 2019 roku. W poniższym artykule wyjaśniamy jak prawidłowo i wygodnie prowadzić ewidencję urlopów zatrudnionych pracowników.

Ewidencja urlopów wypoczynkowych

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, aktualnie nie ma obowiązku prawnego prowadzenia osobnego dokumentu ewidencjonującego wyłącznie urlopy wypoczynkowe pracowników. Wynika to z tego, że wszystkie dane związane z absencjami powinny zostać zawarte w prawidłowo prowadzonej ewidencji czasu pracy. W praktyce, często pracodawcy decydują się na prowadzenie osobnego dokumentu pozwalającego lepiej kontrolować liczbę udzielonych urlopów tj.: karta urlopowa, która co do zasady powinna pokryć się ze złożonymi przez pracownika wnioskami urlopowymi. 

Jakie typy urlopów muszą znaleźć się na karcie ewidencji urlopów? 

Aby ewidencja urlopów została prawidłowo przeprowadzona, wszelkie absencje muszą znaleźć się na karcie ewidencji czasu pracy.  Jej szablon jest już z góry określony, jednak w przypadku wprowadzania informacji o absencjach pracownika, to pracodawca wykazuje typy urlopów oraz ich oznaczenia na karcie ewidencji czasu pracy. Oznaczenie możesz zatem wprowadzić za pomocą symboli np.: UŻ (urlop na żądanie), których pełne rozwinięcie uwzględnisz w legendzie, aby w razie ewentualnej kontroli nie było problemów z rozszyfrowaniem zapisu. 

Na dokumencie powinny znaleźć się informacje wykazujące ilość dni wolnych od pracy zgodnie z harmonogramem, ale także dane o nieobecnościach usprawiedliwionych, nieusprawiedliwionych, oraz zwolnieniach lekarskich.

Karta ewidencji czasu pracy zawierająca szczegółowe informacje na temat absencji urlopowych

Czy wnioski urlopowe są obowiązkowe?

Prawo urlopowe nie wskazuje jednego, właściwego sposobu wnioskowania o urlop przez pracownika, ani także potwierdzenia jego udzielenia przez pracodawcę. Jest to bowiem sprawa, która powinna zostać uregulowana dokumencie wewnętrznym takim jak regulamin pracy. W orzeczeniu Sądu Najwyższego wskazane zostało, że pracownik nie może skorzystać z przysługującego mu urlopu bez wcześniejszej zgody pracodawcy. Zatem brak wyraźnej zgody oznacza nieudzielenie urlopu. Potwierdzeniem udzielenia urlopu może być karta urlopowa, o której wcześniej wspomniałam, lub podpisany przez przełożonego wniosek urlopowy pracownika. Może nastąpić także ustne wyrażenie zgody lub zgoda przesłana na e-mail. Ewidencjonując zatem absencje, pamiętaj o tym, aby archiwizować wszelką dokumentację niezależnie od formy, by w razie potrzeby móc się do niej odnieść. 

Czy wniosek urlopowy jest dowodowy?

Warto podkreślić, że jedyną formą potwierdzającą wykorzystanie urlopu jest okazanie podpisanego przez obie strony wniosku urlopowego lub karty urlopów. Możesz go przygotować w tradycyjnej papierowej formie, ale także w nowoczesny, elektroniczny sposób — obie formy będą akceptowalne. Potwierdzenie daty akceptacji urlopu w systemie, podobnie jak podpis na wniosku urlopowym, może zostać wykorzystane jako dowód w razie gdyby pojawiły się jakiekolwiek wątpliwości związane z wykorzystaniem wypoczynku przez pracownika. 

Unikniesz zbędnej papierologii dzięki wnioskom urlopowym online — pracownik składa wniosek do akceptacji przełożonego w systemie. Każdy zaakceptowany wniosek możesz zweryfikować, sprawdzając datę jego przesłania, datę akceptacji oraz akceptanta. 

Podsumowanie

Prawidłowe prowadzenie ewidencji urlopów odbywa się poprzez złożenie wniosku urlopowego przez pracownika, zaakceptowanie go przez przełożonego, a następnie naniesienie absencji na kartę ewidencji czasu pracy. Opcjonalnie w przypadku ewidencjonowania urlopów w tradycyjny sposób możesz posłużyć się także kartą urlopów, która pomału odchodzi do lamusa i wykorzystywana jest w bardzo małych przedsiębiorstwach.
Jeśli zależy Ci na sprawnym i w pełni zautomatyzowanym prowadzeniu ewidencji urlopów, wypróbuj Grafik Optymalny. System umożliwia obsługę elektronicznych wniosków urlopowych, e-obieg dokumentów, a wszystkie absencje automatycznie są wprowadzane na kartę ewidencji czasu pracy. Oszczędzasz zatem czas który możesz wykorzystać na rozwój firmy i generowanie zysków. Na koniec miesiąca, możesz pobrać zbiorczy raport ewidencji wszystkich swoich pracowników i mieć pełną kontrolę nad dokumentacją. 

Jeśli chcesz sprawdzić, jak działa ta i wiele innych funkcjonalności w Grafiku Optymalnym, kliknij poniższy obrazek i zapisz się na bezpłatny 30-dniowy okres próbny. 

 

 

 

Oceń artykuł

słabyprzeciętnydobrybardzo dobrywspaniały (1 głosów, średnia: 1,00 / 5)
Loading...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *