Jak ewidencjonować pracę zdalną?

Tak zwana nowa rzeczywistość, czyli sytuacja wywołana pandemią COVID-19 przewartościowała dotychczasowe zwyczaje, w sposób szczególny wpływając na biznes i działanie przedsiębiorstw. Większość firm musiała dostosować się do panujących warunków, niejednokrotnie przenosząc się do Internetu, czy wybierając wariant pracy zdalnej. Popularność home office wymogła dostosowanie i uaktualnienie obowiązujących regulacji czasu pracy w Kodeksie Pracy. W tym artykule staramy się przybliżyć najważniejsze informacje dotyczące pracy zdalnej obecnie i w 2021 roku. Dowiesz się między innymi, jak rozliczać pracę zdalną, na czym polega różnica między telepracą a pracą zdalną oraz z jakich narzędzi korzystać, aby usprawnić funkcjonowanie firmy w trybie home office. 

Praca zdalna a Kodeks Pracy 

Czy do tej pory istniało pojęcie pracy zdalnej w Kodeksie Pracy? Nie. Kodeks przewidywał jedynie świadczenie usług przez pracownika w ramach telepracy. Zgodnie z Kodeksem telepraca określana jest jako praca wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. 

Dotychczasowa sytuacja zmieniła się razem z pandemią koronawirusa. W ramach działań antykryzysowych rząd odpowiedział na pojawiające się od dłuższego czasu głosy wskazujące na konieczność uregulowania pracy zdalnej. Nowe prawo, którego wdrożenie planuje się już na I kwartał 2021 roku, przewiduje zniesienie pojęcia telepracy i jednocześnie zastąpienie go szerszym znaczeniowo terminem pracy zdalnej. 

Praca zdalna po raz pierwszy uregulowana została w marcu w ramach tarczy antykryzysowej 4.0, która zawierała tymczasowe regulacje dotyczące pracy zdalnej (z późniejszymi zmianami). Wprowadzone w 2020 roku regulacje z jednej strony nakładają na pracodawców szereg obowiązków, na przykład w zakresie zasad BHP, a z drugiej nadają uprawnienia na przykład nakazania pracownikowi udania się na tzw. home office (a także odwołania go, pod warunkiem zapewnienia bezpiecznych warunków sanitarnych). 

W kontekście ewidencji czasu pracy, zatrudniony zobowiązany jest mocą ustawy do raportowania pracodawcy czasu przeznaczonego na wykonanie zleconych prac. 

W związku z powszechnością tego rozwiązania, a także możliwych kolejnych falach epidemii, pojawiła się potrzeba stałego uregulowania tej formy pracy. Warto zauważyć, że już przed pandemią home office cieszył się popularnością na przykład w branży IT, a postulaty uaktualnienia regulacji w tym zakresie także pojawiały się wcześniej.

Praca zdalna uregulowana od podstaw 

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wraz z przedsiębiorstwami należącymi do Rady Dialogu Społecznego przygotowało projekt, który posłuży za punkt wyjściowy dla nowych przepisów Kodeksu Pracy. Zgodnie z projektem, to uzgodnienia pracodawcy i pracowników mają kształtować zasady wykonywania pracy zdalnej, poza wyjątkami np. z powodów epidemicznych. Rządowy projekt na obecnym etapie zakłada także odejście od warunku regularności wykonywania pracy zdalnej. Szkic zakłada, że pracodawca będzie odpowiedzialny za odpowiednie przygotowanie stanowiska pracy zdalnej, w tym dostarczenia narzędzi i materiałów niezbędnych do pracy oraz zapewnienia, że zasady BHP będą przestrzegane. Nowe przepisy zagwarantują także przywileje dla rodziców dzieci do lat trzech. 

Jak rozliczać pracę zdalną?

Jeżeli dotychczas Twoi pracownicy w celu potwierdzania godzin wejścia i wyjścia z korzystali z czytników, czyli tzw. rejestratorów czasu pracy umieszczonych przy wejściu do firmy lub na stanowisko pracy, to teraz z wiadomych przyczyn nie będzie to możliwe. Jak w takiej sytuacji postąpić? Jak ten czas pracy rozliczyć i ustalić, czy np. nie doszło do powstania godzin nadliczbowych? Przepisy prawa nie określają konkretnego postępowania. W tym zakresie wszystko tak naprawdę zależy od woli i pomysłu pracodawcy. 

Jakie narzędzia wybrać do rozliczania pracy zdalnej? Można zdać się na prowadzenie i podpisywanie przez pracowników listy obecności na papierze i przesyłanie ich po zakończonym miesiącu do firmy w formie skanu lub w formie papierowej. Są to jednak mało praktyczne rozwiązania, które mogą utrudnić, a nawet zaburzyć rozliczenie faktycznej pracy. W dużej firmie terminowe rozliczenie czasu pracy w ten sposób będzie sporym wyzwaniem. Najlepszym wyjściem z tej sytuacji, będzie działanie w systemie, który pozwala na elektroniczne potwierdzanie przepracowanych godzin. Do pracy w takich warunkach przygotowana jest nasza platforma. Grafik Optymalny umożliwia ewidencjonowanie m.in. pracy zdalnej. Czas pracy zostaje automatycznie rozliczony w systemie i wprowadzany na karty ewidencji. W programie istnieje możliwość podglądu rekordów w czasie rzeczywistym. Oczywiście możesz też pobrać je oraz wydrukować. Platforma automatycznie synchronizuje dane z programem płacowym, odciążając tym samym dział kadr.

Istnieje także sposób konwencjonalny, acz niedokładny. Jeżeli firmy nie korzystają z elektronicznych nowinek technologicznych i nie mogą sprawdzić faktycznie przepracowanego czasu, należy przyjąć, że praca była wykonywana zgodnie z jej standardowym rozkładem, czyli np. od 9:00 do 17:00. 

Z których narzędzi korzystać, aby usprawnić funkcjonowanie firmy w trybie home office? Do rozliczenia czasu pracy najlepszym rozwiązaniem będzie wybór programu, który pozwala na całkowicie elektroniczny i zdalny monit pracy. 

W celu ułatwienia pracy m.in. w sytuacjach, gdzie rozliczenie i ewidencja mogą stanowić problem, Grafik Optymalny sprawdzi się świetnie. Dostęp do harmonogramów jest możliwy 24/h z każdego miejsca i z dowolnego urządzenia. Ponadto system umożliwia prowadzenie elektronicznej ewidencji czasu pracy, a także zapewnia obieg wniosków urlopowych w firmie. Łatwość korzystania z systemu, wspieranie komunikacji na linii pracownik - pracodawca, nieograniczony dostęp, a także zredukowanie papierologii do minimum, to z pewnością zalety, które przemawiają za wypróbowaniem narzędzia. 

Nowy Rok 2021? 

Projekt nowelizacji Kodeksu Pracy przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej potwierdza, że w 2021 zmieni się myślenie o rynku pracy. Do końca nie możemy być pewni rozwiązań, które znajdą się w ostatecznej wersji ustawy. Niezależnie od tego, Grafik Optymalny sprawdzi się w monitorowaniu pracy wykonywanej tradycyjnie w biurze, jak i zdalnej, ułatwiając zadanie kadrom zarządzającym. Nasza platforma jest na bieżąco aktualizowana pod kątem obowiązujących przepisów prawa pracy (cały czas trzymamy rękę na pulsie), co zapewnia bezpieczeństwo Twojej firmie, a Ty możesz skupić się na ważniejszych rzeczach, których obecnie nie brakuje. 

Chcesz sprawdzić, jak Grafik Optymalny może pomóc Twojej firmie? Do Twojej dyspozycji oddajemy wszystkie funkcje systemu w ramach 30-dniowego okresu testowego. Załóż darmowe konto.

Oceń artykuł

słabyprzeciętnydobrybardzo dobrywspaniały (1 głosów, średnia: 5,00 / 5)
Loading...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *