Ewidencja czasu pracy – co to jest i jak się do tego zabrać?

Ewidencja czasu pracy – co to jest i jak się do tego zabrać?

Każdy pracodawca, który zatrudnia pracowników ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, która ma na celu sprawną i poprawną wypłatę wynagrodzeń, a także innych świadczeń związanych z pracą np. monitorowanie dni wolnych. Od 2019 wymogi dotyczące ewidencji czasu pracy nieco się zmieniły, o czym pisaliśmy w innym artykule. Pracodawcom przybyło obowiązków, bowiem muszą prowadzić ewidencję w sposób szczegółowy, a dodatkowo powinna być ona sporządzona dla każdego pracownika z osobna.

Sporządzenie ewidencji

Nie ma wymogu, który określa, w jaki sposób ewidencja powinna być utworzona, możesz ją prowadzić w formie elektronicznej, a także papierowej. Istotne jest to, że powinna mieć ona formę karty, więc jeśli jest stworzona komputerowo to w przypadku ewentualnej kontroli, należy ją wydrukować. Pracodawca na żądanie pracownika, powinien  umożliwić mu wgląd do ewidencji czasu pracy.

Jak długo przechowywać dokumenty?

Pracodawca zobowiązany jest do przechowywania archiwalnych ewidencji przez okres 10 lat od ustania bądź rozwiązania stosunku pracy. Jest to minimalny margines czasu, który określony został w przepisach. Ewidencja wraz z pozostałymi dokumentami, nie powinna być przechowywana razem z innymi aktami pracowników, bowiem podlegają one innym wymogom.

Jakie informacje powinny być zawarte w ewidencji czasu pracy?

Jeśli zabierasz się za tworzenie ewidencji, powinieneś zawrzeć w niej informację o liczbie przepracowanych godzin. Musisz też wskazać godziny zakończenia i rozpoczęcia pracy. Jeśli występuje u Ciebie praca w godzinach nocnych, pozostaw miejsce na wpisanie wymiaru tych godzin. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku godzin nadliczbowych, również powinieneś prowadzić ich wykaz w ewidencji. W dokumentach musi się znaleźć miejsce na ilość dni wolnych, które zostały udzielone pracownikom, wraz z uzasadnieniem jaki typ urlopu został przez nich wykorzystany. Dodatkowo jeśli w Twojej firmie występują dyżury, musisz uwzględnić liczbę godzin dyżuru, czas rozpoczęcia i zakończenia, a także miejsce w jakim wykonywany był ten dyżur. W ewidencji powinny znaleźć się informacje o rodzaju i długości zwolnień od pracy, rodzaju, a także długości innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, długości nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, a także czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym (wyjątek praktyki zawodowe), jeśli takich pracowników również zatrudniasz.

Wymagane dokumenty związane z czasem pracy

Ewidencja obejmuje również szereg wniosków, dokumentów i zgód, które powinieneś przechowywać razem z ewidencją czasu pracy. Są to m.in wnioski dotyczące wszelakich zwolnień od pracy, wnioski z tytułu indywidualnego rozkładu, a także systemu czasu pracy. Musisz też przechowywać wnioski dotyczące stosowania skróconego tygodnia pracy lub wnioski o stosowanie innych rozkładów czasu pracy. Konieczne są również dokumenty związane z zadaniowym systemem czasu pracy, dokumenty z porozumieniem udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za świadczenie pracy w dniu wolnym od pracy, dokumenty związane z pracą w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy. Powinieneś również gromadzić zgody pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4 na wykonywanie pracy w systemach w których możliwe jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnienie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i zgody na delegowanie poza stałe miejsce pracy. Ewidencja powinna również zawierać zgody pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w trybie przerywanego czasu pracy.

Zweryfikuj, czy poprawnie prowadzisz ewidencję używając naszej checklisty z innego artykułu

Ewidencja czasu pracy w Grafiku Optymalnym

Ewidencja czasu pracy to jeden z najczęściej wykorzystywanych modułów w Grafiku Optymalnym. Oto kilka najważniejszych funkcji, do których masz dostęp nawet w ramach darmowego okresu próbnego w Grafiku Optymalnym:

  • Raport, który szczegółowo podliczy czas pracy za wybrany okres: liczbę godzin przepracowanych, nadgodzin płatnych 50 i 100%, godzin nocnych, urlopowych, chorobowych i inne w wybranym okresie.
  • Odnoszenie wykonanego czasu pracy do grafiku planowanego oraz do normy czasu pracy zgodnie z wymiarem etatu i długością obowiązywania umowy.
  • Łatwe księgowanie kosztów pracy jeśli Twoi pracownicy dzielą czas pracy w okresie rozliczeniowym między kilka działów lub oddziałów firmy.
  • Specjalny raport, który pozwoli Ci uzyskać informacje o czasie pracy i jego składowych z podziałem na MPK.

Poznaj Grafik Optymalny

A na koniec – kilka informacji o samym Grafiku Optymalnym! 

Oceń artykuł

słabyprzeciętnydobrybardzo dobrywspaniały (1 głosów, średnia: 5,00 / 5)
Loading...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *