Jako pracodawca zobligowany jesteś do prowadzenia ewidencji czasu pracy swoich pracowników, na podstawie której ustalane jest wynagrodzenia, a także inne przysługujące świadczenia. Wraz z początkiem 2019 roku pracodawcom przybyło sporo nowych obowiązków, związanych z dokumentowaniem czasu pracy.
Nowe przepisy
Od 1 stycznia 2019 roku na polskich pracodawców został nałożony wymóg prowadzenia ewidencji z osobna dla każdej zatrudnionej osoby. Według nowych przepisów ewidencja musi być rozszerzona m.in o konkretne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także informację dotyczące dyżurów pracy. Na temat pozostałych wymogów przeczytasz poniżej.
Ewidencja czasu powinna zawierać informacje, takie jak:
- liczba przepracowanych godzin, także konkretne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczba godzin nocnych,
- liczba godzin nadliczbowych,
- dni wolne od pracy wraz z uzasadnieniem
- informacje na temat dyżuru: liczba godzin, godzina rozpoczęcia i zakończenia, a także miejsce gdzie pełniony był dyżur,
- rodzaju i długości zwolnień od pracy,
- rodzaju i długości innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- długości nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym (wyjątek praktyki zawodowe).
Ewidencja powinna obejmować również wnioski i dokumenty:
- wnioski dotyczące zwolnień od pracy np. w celu załatwienia spraw osobistych, wnioski z tytułu indywidualnego rozkładu pracy, a także systemu czasu pracy, wnioski dotyczące stosowania skróconego tygodnia pracy lub wnioski o stosowanie innych rozkładów,
- dokumenty związane z zadaniowym systemem czasu pracy, dokumenty z porozumieniem udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za świadczenie pracy w dniu wolnym od pracy, dokumenty związane z pracą w nadgodzinach lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,
- zgody pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4 na wykonywanie pracy w systemach w których możliwe jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnienie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy oraz ewidencja musi zawierać zgody pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w trybie przerywanego czasu pracy.
Długość przechowywania ewidencji:
Stare zasady, które przestały obowiązywać wraz z 2019 rokiem nie definiowały wymaganej długości przechowywania dokumentów, lecz powszechnie przyjęte zostało stwierdzenie, że ewidencja powinna być przechowywana przez 3 lata od roku wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy. Obecnie, wymagania względem archiwizowania uległy zmianie. Prawo obliguje pracodawców do przechowywania ewidencji czasu pracy, przez okres 10 lat, wliczając rok, podczas którego stosunek pracy wygasł.
Jak przechowywać ewidencję?
Ewidencja czasu pracy i wszystkie związane z nią dokumenty, wnioski oraz zgody nie powinny być przechowywane razem z aktami osobowymi pracownika, bowiem podlegają one różnym wymogom. Firmy zazwyczaj prowadzą elektroniczną ewidencję, a wszystkie jej informacje przechowywane są w programach kadrowo-płacowych. Jest to jak najbardziej poprawna forma. Dopiero w przypadku ewentualnej kontroli PIP, ewidencję należałoby wydrukować i przedstawić organom.
Aktualizacja ewidencji
Ewidencja powinna być niemalże z dnia na dzień aktualizowana, względem każdej zmiany, która związana jest ze stosunkiem pracy. W praktyce wygląda to trochę gorzej. Musisz jednak pamiętać, że jest to główna baza dzięki której można prawidłowo rozliczyć czas pracy i wypłacić wynagrodzenia, warto więc zadbać o dokładne i regularne prowadzenie dokumentacji. Powinieneś też pamiętać, że karta ewidencji nie jest równorzędna z listą obecności, czy prowadzeniem grafiku pracy.
Ewidencja czasu pracy w Grafiku Optymalnym
Ewidencja czasu pracy to jeden z 6 najważniejszych modułów w Grafiku Optymalnym. Do tego modułu należą następujące funkcjonalności:
Funkcjonalność raportu, który szczegółowo podliczy czas pracy za wybrany okres: liczbę godzin przepracowanych, nadgodzin płatnych 50 i 100%, godzin nocnych, urlopowych, chorobowych i inne w wybranym okresie.
Wykonany czas pracy program odniesie do grafiku planowanego oraz do normy czasu pracy zgodnie z wymiarem etatu i długością obowiązywania umowy.
Łatwo zaksięgujesz koszty pracy jeśli Twoi pracownicy dzielą czas pracy w okresie rozliczeniowym między kilka działów lub oddziałów firmy.
- Specjalny raport pozwoli Ci uzyskać informacje o czasie pracy i jego składowych z podziałem na MPK.
Poniżej dowiesz się więcej o Grafiku Optymalnym!
Zamów audyt grafików pracy
Chcesz sprawdzić, czy Twoje grafiki pracy spełniają wszystkie wymogi prawne? Zapisz się na darmowy audyt.
Loading...