Elektroniczna forma wnioskowania o urlop jest coraz częściej wybierana. Jej liczne zalety takie jak np.: brak konieczności sprawdzania wniosku pod kątem merytorycznym, zliczania dni i godzin urlopu mają ogromny wpływ na oszczędność czasu. Poza tym ta forma wpływa na poprawę komunikacji w zespole. W poniższym artykule znajdziesz zatem 5 kluczowych informacji o jakich powinieneś wiedzieć, wprowadzając elektroniczne wnioski urlopowe.
Elektroniczne wnioski urlopowe a Kodeks Pracy
Najistotniejszą informacja dla przedsiębiorstw chcących wprowadzić elektroniczne wnioski urlopowe z pewnością będzie ich zgodność z Kodeksem Pracy. Przepisy bowiem nie regulują w jaki sposób należy złożyć wniosek urlopowy. Istotna zatem będzie informacja zawarta w wewnętrznym regulaminie przedsiębiorstwa lub w obwieszczeniu. Tak więc zgodnie z zasadami Kodeksu Pracy nie ma prawnych przeszkód, aby w firmie funkcjonował elektroniczny obieg wniosków urlopowych, ponieważ przepisy nie nakładają żadnego obowiązku na stosowanie tradycyjnej czy jakiejkolwiek innej formy.
Jakie informacje muszą zawierać elektroniczne wnioski urlopowe?
Jak wspomniałam wcześniej, przepisy nie wskazują na konkretną formę czy wzór wniosku urlopowego, niemniej trafne wydaje się wskazanie podstawowych informacji dotyczących pracownika i absencji której wniosek dotyczy. Do kluczowych danych które powinny znaleźć się na wniosku urlopowym, zaliczamy:
- dane pracownika, który składa wniosek pozwalające na identyfikację np. Imię i nazwisko, komórka organizacyjna
- zakres dat absencji i wynikająca z tego liczba dni i godzin urlopu, przy czym godziny są szczególnie istotne w przypadku równoważnego systemu czasu pracy lub urlopu na część dnia)
- typ urlopu (wypoczynkowy, na żądane, urlop z KP art. 188, dodatkowy, okolicznościowy i inne)
- podpis pracownika i przełożonego
Opcjonalnie:- Informacje o osobie, która zastępuje pracownika podczas urlopu
- Dodatkowy komentarz
Jak działają systemy do e-obiegu wniosków urlopowych?
Pracownik, chcąc złożyć elektroniczny wniosek urlopowy, loguje się na platformę, na której ma przypisane swoje indywidualne konto. Tam znajdują się już jego podstawowe dane konieczne do identyfikacji pracownika i weryfikacji stanu jego urlopu. Złożenie wniosku zatem ogranicza się do wprowadzenia dat absencji i wybrania typu urlopu, ponieważ system automatycznie przypisuje wniosek do zalogowanego na platformie użytkownika. Na koniec wystarczy kliknąć "Wyślij". Wtedy przełożony otrzymuje e-wniosek, może go zaakceptować lub odrzucić. Udzielony urlop odlicza się od wymiaru i sumuje w różnych raportach. E-wnioski są dostępne archiwalnie w systemie.
W Grafiku Optymalnym każdy z pracowników może złożyć elektroniczny wniosek urlopowy, logując się na swój panel pracownika.- Weryfikacja wniosku
Dedykowane programy służące do planowania, ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy poza możliwością tworzenia samych elektronicznych wniosków urlopowych dają możliwość wprowadzania innych istotnych danych tj. dotyczących ilości dni i godzin przysługującego urlopu danego typu na dany rok. Wprowadzenie do systemu takich informacji pozwala zatem na wnioskowanie o urlop tylko do przysługującego limitu. Przełożony nie musi więc martwić się o to, czy ilość dni i godzin urlopu o jaką wnioskuje pracownik jest poprawna, ponieważ te informacje są weryfikowane przez system. Takie rozwiązanie szczególnie docenią zatrudnieni w równoważnym systemie czasu pracy, gdzie ilość urlopu powinna być adekwatna do zaplanowanego czasu pracy i wtedy łatwo o pomyłkę przy zliczaniu godzin do wniosku. Co więcej, dedykowane programy przed wysłaniem wniosku sprawdzają go, dając gwarancję, że pracownik nie zawnioskuje o większą ilość godzin urlopu, niż mu przysługuje lub o piąty dzień urlopu na żądanie w roku. Wnioskujący nie musi też pytać przełożonego, czy Kadr o ilość przysługującego urlopu. Wszystkie te informacje znajdują się bowiem w systemie i jego panelu pracownika.
W Grafiku Optymalnym uzyskasz informację wymiarze urlopu oraz o tym, ile przysługującego urlopu wykorzystał pracownik, a po zakończeniu roku ile urlopu zaległego pozostało do wykorzystania.
Prosta archiwizacja dokumentów i bezpieczeństwo danych
Elektroniczne wnioski urlopowe czy jakiekolwiek inne zdigitalizowane dokumenty mają tę przewagę nad swoimi papierowymi odpowiednikami, że nie potrzebują dodatkowej przestrzeni czy procedur, aby je archiwizować. To bardzo ważne szczególnie dla dużych firm zatrudniających setki lub tysiące pracowników. System umożliwiający przechowywanie danych w chmurze nie tylko daje większą przejrzystość w przeglądaniu i odszukiwaniu archiwalnych dokumentów, ale zapewnia także bezpieczeństwo i zgodność z RODO. Na uwagę zasługuje także fakt, że dostęp do danych archiwalnych mają jedynie upoważnione osoby, dlatego ryzyko, że dane dostaną się w niepowołane ręce, jest praktycznie zerowe.
W systemie Grafik Optymalny upoważnione osoby mogą łatwo odnaleźć archiwalne wnioski urlopowe.Elektroniczne wnioski urlopowe przy pracy zdalnej
Nie ulega wątpliwości, że trwająca pandemia COVID-19 znacząco wpłynęła na pracę wielu firm. Coraz częściej spotykaną formą pracy jest ta w systemie hybrydowym czy całkiem zdalnym. Taki rodzaj działania przedsiębiorstw naturalnie spowodował, że papierowe wnioski urlopowe stały się przeżytkiem. Wdrożenie e-wniosków znacząco ułatwia komunikację między przełożonym a pracownikiem, ponieważ wszystko odbywa się mimo braku bezpośredniego kontaktu i od razu można poznać decyzję przełożonego. No i nie ma ryzyka przeniesienia wirusa przez papier. Obieg dodatkowo wspierają wiadomości e-mail, które zostają wysłane do obu stron na różnych etapach obiegu wniosku.
Przykładowa notyfikacja e-mail z systemu Grafik Optymalny na temat statusu wniosku o urlop.
Podsumowanie
Elektroniczne wnioski urlopowe to świetne rozwiązanie dla każdej firmy niezależnie od ilości zatrudnianych pracowników. Zarówno pracownik jak i pracodawca mogą nimi zarządzać z dowolnego miejsca, na każdym urządzeniu z dostępem do internetu. Odpowiednie systemy, takie jak Grafik Optymalny oszczędzają czas. Zarejestruj swoje konto na stronie Grafiku Optymalnego i sprawdź wszystkie możliwości naszego systemu.
Loading...