Sposobów i możliwości potwierdzania czasu pracy jest sporo. Najbardziej rozpowszechniona metodą potwierdzania przez pracowników przepracowanych godzin jest papierowa lista obecności. Jest to popularna, ale nie najlepsza metoda, bo papierowe listy obecności są uciążliwe dla pracodawców, szczególnie w kontekście przechowywania i odpowiedniej archiwizacji. Nowoczesne technologie usprawniają wiele procesów biznesowych i kadrowych. Jest tak również w przypadku potwierdzania i mierzenia czasu pracy. Alternatywą do papierowych list obecności są elektroniczne systemy rejestracji czasu pracy, możliwe do wdrożenia właściwe w każdej firmie.
Rejestracja czasu pracy online to wygodne rozwiązanie pozwalające pracodawcy na ewidencjonowanie i rozliczanie faktycznie przepracowanego czasu zatrudnionych pracowników, bez użycia dedykowanych do tego urządzeń jak czytniki i karty zbliżeniowe lub chipy. Oznacza to, że każdy telefon, tablet czy komputer z dostępem do internetu może stać się czytnikiem RCP, za pośrednictwem którego każdy pracownik będzie mógł rejestrować swój czas pracy. W poniższym artykule przybliżę, jak działa rejestracja czasu pracy online, jakie możliwości daje oraz ja może pomóc twojej firmie.
Rejestracja czasu pracy - przepisy prawne
Zapewne Cię to zaskoczy, ale lista obecności nie jest dokumentem obowiązkowym. Obecne przepisy (w tym Kodeks Pracy) nie nakładają na pracodawcy obowiązku prowadzenia list obecności, ani w formie papierowej, ani elektronicznej. Jeśli więc chodzi o metodę weryfikacji czasu pracy, masz pełną dowolność i możesz elektroniczne rejestrować czas pracy zatrudnionych. Wariantem tej cyfrowej metody jest rejestracja czasu pracy online, gdzie zamiast tradycyjnych urządzeń jest aplikacja mobilna, w której zatrudniony skanuje swój kod QR rozpoczynając i kończąc pracę lub klika przycisk. Nie ma więc potrzeby zakupu dodatkowych urządzeń rejestrujących.
W przypadku naszego rozwiązania dane o rejestrze czasu pracy automatycznie przeniosą się na kartę pracownika a dalej do grafiku i raportów o czasie pracy.
Aby móc uznać, że rejestr elektroniczny jest tożsamy ze złożeniem podpisu na papierze, trzeba przede wszystkim móc udowodnić, że rejestr ten został wykonany przez konkretną osobę. By było to możliwe, każdy zatrudniony musi mieć indywidualne konto na swoje dane osobowe - tj. dedykowany login i jemu tylko znane hasło. Z tym kodem powinien być powiązany indywidualny kod QR służący do rejestracji.
Rejestrator czasu pracy online - jak działa?
Po skonfigurowaniu rejestratora pracownicy otrzymają indywidualne kody kreskowe, kody QR lub loginy służące do rejestracji. Kody mogą wydrukować lub wyświetlić na swoim telefonie. Mierzenie odbywa się poprzez zbliżenie wydrukowanego kodu lub telefonu z indywidualnym kodem pracownika do kamery tabletu i zeskanowanie go, lub wprowadzenie loginu i hasła na stronie rejestratora w przeglądarce internetowej urządzenia, na którym uruchomiony jest moduł rejestracji. Jeśli pracownik zatrudniony w systemie pracy zdalnej lub hybrdowo, może zarejestrować początek i koniec pracy poprzez panel pracownika klikając na odpowiedni przycisk. Moduł jest przejrzysty, intuicyjny i łatwy w obsłudze i pracownicy mogą rejestrować pracę z dowolnego miejsca.
Po zarejestrowaniu wejścia lub wyjścia pracownika, do chmury zostają wysłane dane dotyczące tego odbicia. Informacje natychmiast pojawiają się w systemie na karcie pracownika, bo dane przesyłane są w czasie rzeczywistym. Przełożony ma zatem stały podgląd na punktualność zatrudnionych osób i ich ewentualne spóźnienia, powstałe nadgodziny oraz nieobecności w pracy. Informacje te stanowią dodatkowo elektroniczną listę obecności.
Dostęp do panelu RCP i karty pracownika jest zawsze na wyciągnięcie ręki. Właściciel firmy czy osoba odpowiedzialna za czas pracy, a także wszyscy pracownicy zyskują szybki, wygodny i bezpieczny dostęp do kompletnych danych i raportów związanych z ewidencją czasu pracy. Przetwarzanie danych, rozliczanie czasu pracy i generowanie raportów jest więc znacząco ułatwione.
Zarejestrowany czas pracy możesz zatwierdzić i przenieść jako wykonanie planu pracy. Pozwoli ci na rozliczenie czasu pracy swoich pracowników na bazie planu pracy oraz czasu pracy faktycznie przepracowanego — RCP.
Rejestr czasu pracy online możesz także edytować ręcznie w dowolnym momencie np. sytuacji, kiedy na przykład któryś z pracowników zapomni się odbić lub zagapi się i nie odbije się w momencie kiedy faktycznie zakończył pracę. Możesz to zrobić bezpośrednio na karcie pracownika lub na grafiku podczas zatwierdzania dnia, przenosząc od razu skorygowany rejestr czasu pracy do wykonania. Podczas zamykania dnia system zestawi rejestry z planem pracy i wskaże Ci ewentualne różnice — spóźnienia, brak obecności w pracy itd. Monitorowanie czasu pracy i zarządzanie personelem jest więc bardzo proste.
Jeśli chcesz mieć pewność, że kod do zarejestrowania czasu pracy został użyty przez właściwą osobę, możesz uruchomić funkcję pozwalającą na wykonanie zdjęcia osobie rejestrującej odbicie. Zaraz po zarejestrowaniu kodu QR uruchomiona zostanie kamera w urządzeniu, a fotografia rejestrującego przeniesie się na kartę pracownika podobnie jak i czas odbicia. Ta opcja w systemie ewidencji czasu pracy jest istotna dla tych firm, które obawiają się nadużyć np. przekazania kodu innemu zatrudnionej osoby w celu jego zeskanowania. Jest to też dobra opcja dla tych firm, które dbają o standardy związane z wizerunkiem i odzieżą pracowników np. w hotelarstwie, gastronomii, segmencie beauty.
Zalety programu do rejestracji czasu pracy
Najważniejszą cechą rejestracji czasu pracy online jest przeniesienie danych o odbiciach pracowników na ewidencję czasu pracy jako dane o rzeczywistym czasie pracy. Karty ewidencji musisz okazać w przypadku kontroli z PIP. Dzięki pełnej kompatybilności i synchronizacji danych w Grafiku Optymalnym masz pewność, że ewidencja Twoich pracowników jest zawsze zgodna z faktycznie przepracowanym czasem. Nie musisz zatem nanosić danych o czasie pracy na karty ewidencji ręcznie. Nasz system zrobi to za Ciebie!
Rejestry po zatwierdzeniu widoczne są w kolumnie Godziny pracy, a ich suma pojawia się w kolumnie Faktyczny czas pracy w godzinach.
Rejestracja czasu pracy online usprawnia również rozliczenie czasu pracy, ciężko bowiem założyć, że wszyscy pracownicy pracują idealnie zgodnie z planem pracy. W przypadku spóźnień, wcześniejszego lub późniejszego wyjścia z pracy, dane z rejestratorów ułatwiają obliczenie przepracowanych godzin. Dzięki temu będziesz zarządzać czasem pracy w swojej firmie, niezależnie od tego, ile masz pracowników.
Prowadzenie rejestrów online jest także istotne z perspektywy dowodowej, kiedy np. pracownik uważa, że otrzymał wynagrodzenie nieadekwatne do ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu, bo przepracował ich faktycznie więcej.
Rejestracja czasu pracy zatrudnionych w firmie osób, obecnie możliwa jest do prowadzenia na kilka różnych sposobów. Jednym z najczęściej wykorzystywanych jest rejestrowanie za pomocą urządzeń do skanowania kart magnetycznych lub chipów. To rozwiązanie jest archaiczne i mało opłacalne. Zakup urządzenia oraz dedykowanych do niego kart, ich bieżące uzupełnianie, a dodatkowo oprogramowania, które te rejestratory obsłuży to ogromny koszt dla firmy. Dodatkowo dochodzi koszt integracji z systemem kadrowym, jeśli chcemy te rejestry użyć do rozliczenia czasu pracy. Takie rozwiązanie można zastąpić zdecydowanie lepszym, bardziej nowoczesnym systemem elektronicznej rejestracji czasu pracy.
Grafik Optymalny, oprócz prowadzenia elektronicznej ewidencji czasu pracy, posiada także możliwość zgłaszania wniosków urlopowych, a więc da ci możliwość proste i efektywnego zarządzania urlopami pracowników zastępując arkusze kalkulacyjne. Elektroniczna ewidencja urlopów ułatwi także prace działu kadr i redukując ilość wniosków papierowych.
Jak wdrożyć elektroniczną rejestrację pracy?
Rejestrację czasu pracy online możesz wdrożyć w kilku prostych krokach opierających się na prostych zasadach.
1. Czas rejestracji
Pracownicy powinni dokonywać rejestracji w momencie rozpoczęcia i zakończenia pracy. W systemie kontroli czasu pracy poprzez jego rejestrację chodzi bowiem o odnotowanie czasu trwania samej pracy, a nie obecności na terenie zakładu pracy, do czego często wykorzystywane są systemy kontroli dostępu. Rejestrowanie rozpoczęcia pracy, kiedy do rozpoczęcia faktycznej pracy zostało jeszcze trochę czasu i pracownik oczekuje, siedząc na zapleczu, jest nieadekwatne. Podobnie powinno się postąpić po zakończeniu pracy — od razu dokonać odbicia rejestrującego, nawet jeśli zatrudniona osoba w zakładzie pracy spędzi jeszcze godzinę, oczekując na transport do domu.
2. Ustawienie marginesu RCP
Jak napisałam wyżej, rejestrator RCP ma za zadanie monitorowanie faktycznie przepracowanego czasu związanego z wykonywaniem obowiązków służbowych, a więc bez okresu potrzebnego na przygotowanie się do jej ich wykonania jak np.: wizyta w szatni w celu pozostawienia okrycia i prywatnych rzeczy.
Jeśli rejestrator nie jest umieszczony blisko stanowisk pracy, a np. przy wejściu do zakładu pracy, wówczas istotny będzie wybór takiego urządzenia, które pozwoli na ustawienie marginesu wczytywania danych. Taka funkcjonalność daje możliwość określenia ilości minut, jaką system RCP ma tolerować jako różnicę między zarejestrowaniem wejścia/wyjścia przez pracownika a zaplanowanymi godzinami pracy. Dzięki takiemu rozwiązaniu przedział czasu od wykonania rejestru do godziny planowanej jako rozpoczęcie pracy nie będą zaliczany do czasu pracy.
Przykład:
Pracownik Jan ma w grafiku zaplanowaną pracę w godzinach 8:00-16:00. Administrator określił w ustawieniach subskrypcji Margines RCP np. na 15 min.
Jan pojawił się w zakładzie pracy o 7:50 i wtedy dokonał rejestru. System, zgodnie z ustalonym marginesem, zapisał pracownikowi, że rozpoczął pracę o godzinie 8:00 (zgodnie z grafikiem pracy).
Jan po zakończeniu pracy i zabraniu swoich rzeczy z szatni zarejestrował swoje wyjście z zakładu pracy o 16:11. System zgodnie z ustalonym marginesem zapisał na jego karcie pracownika wyjście zgodnie z planem o godzinie 16:00.
W przypadku gdyby pracownik przyszedł lub wyszedł poza granicami ustalonego marginesu, system zapisałby godzinę rejestracji zgodnie z rzeczywistością.
3. Określenie zasad edycji rejestrów i pracy z RCP
Trzecią ważną zasadą jest zgodność RCP z faktycznie wykonywanym czasem pracy. Dokładna rejestracja pozwoli na kontrolowanie obecności pracownika w miejscu pracy np.: w razie wypadku przy pracy czy pożaru czy przy określaniu faktycznej długości przerwy.
Jeśli rejestrator nie jest umieszczony na jedynej dostępnej drodze do stanowisk pracy przy tzw. kołowrotku, to pewnością będą zdarzały się sytuacje, w których pracownicy będą zapominali odbić się na początku lub na koniec zmiany, co skutkować będzie brakiem rejestru w danym dniu. Może się też zdarzyć, że ktoś dokona rejestru zbyt wcześnie, kiedy jeszcze nie rozpoczął pracy, a tylko oczekuje na jej rozpoczęcie na terenie firmy.
W takiej sytuacji musisz w firmie określić zasady: kto może dokonać korekty wpisów i w jakich sytuacjach. Usprawni to późniejsze rozliczenie czasu pracy, w tym weryfikacji dni wolnych, i pozwoli na uniknięcie nieporozumień czy wypłaty wynagrodzenia za czas, który nie został faktycznie przepracowany.
Z perspektywy rozliczenia czasu pracy istotna jest bieżąca kontrola kompletności i poprawności wpisów. Na ich podstawie bowiem dojdzie do naliczenia wypłaty wynagrodzenia.
Decydując się na wdrożenie rejestracji czasu pracy online w Grafiku Optymalnym możesz skorzystać z funkcjonalności która pozwala na weryfikację kompletności i poprawności wpisów RCP w każdym dniu oraz jego zatwierdzenie jako wykonanie planu pracy.
Ile zajmie wdrożenie?
Średni czas wdrożenia będzie się więc różnić w zależności od tego, jakie są potrzeby i wielkość twoje biznesu. Kiedy już używasz Grafiku Optymalnego, rejestrację czasu pracy uruchomimy 1 kliknięciem. Dzięki temu, że nie korzystamy z dedykowanych urządzeń będziesz mógł rejestrować czas pracy za pomocą dowolnych urządzeń z dostępem do internetu (tablet, komputer) będących już na wyposażeniu twojej firmy. Brak konieczności montażu rejestratorów to oczywista oszczędność czasu, no i pieniędzy.
Podsumowanie
Rejestracja czasu pracy online to wygodny, bezpieczny i łatwy w użyciu sposób na ewidencjonowanie faktycznie przepracowanego czasu Twoich pracowników. Od razu zobaczysz spóźnienia, późniejsze wyjścia i powstałe przez to nadgodziny które przeniosą się do wykonanych grafików, a dalej do rozliczenia i raportów o czasie pracy. Sposób działania jest bardzo prosty i wygodny. Sprawdź, jak działa rejestracja czasu pracy online w Grafiku Optymalnym i zapomnij o kłopotliwych kartach magnetycznych oraz zbędnej papierologii.
Loading...