Elektroniczna rejestracja czasu pracy - jak ją wdrożyć?

Rejestracja czasu pracy  zatrudnionych w firmie osób, obecnie możliwa jest do prowadzenia na kilka różnych sposobów. Jednym z najczęściej wykorzystywanych jest rejestrowanie za pomocą urządzeń do skanowania kart magnetycznych lub chipów. To rozwiązanie jest archaiczne i mało opłacalne. Zakup urządzenia oraz dedykowanych do niego kart, ich bieżące uzupełnianie, a dodatkowo oprogramowania, które te rejestratory obsłuży to ogromny koszt dla firmy.  Dodatkowo dochodzi koszt integracji z systemem kadrowym, jeśli chcemy te rejestry użyć do rozliczenia czasu pracy. Takie rozwiązanie można zastąpić zdecydowanie lepszym, bardziej nowoczesnym, a do tego bardzo tanim. Elektroniczna rejestracja czasu pracy, bo o niej bowiem mowa, daje większe możliwości związane z kontrolowaniem czasu pracy. O jej niewątpliwych zaletach pisaliśmy już niejednokrotnie, dlatego w tym artykule podpowiemy, jak w kilku prostych krokach wdrożyć takie rozwiązanie do firmy. 

  1. Wybierz program do obsługi e-RCP

    Pierwszym krokiem do wdrożenia elektronicznej rejestracji czasu pracy jest wybór programu, który będzie obsługiwał tę funkcjonalność. Zdecydowanie najlepszym wyborem będzie system który nie tylko obsłuży rejestrację wejść i wyjść, ale da do niej wgląd i zastosuje te rejestry do rozliczania czasu pracy. Takim programem jest Grafik Optymalny, który przeniesie zarejestrowany czas pracy jako wykonanie planu pracy, a dalej użyje do raportów i plików związanych z rozliczeniem czasu pracy, kosztów i wydajności.

    Odpowiedni system do obsługi e-RCP pozwoli Ci także na prowadzenia rejestracji bez kłopotliwych kart. W tradycyjnych systemach problem stanowi wymiana kart na nowe w przypadku zgubienia lub uszkodzenia, ich dystrybucja dla nowych pracowników — zwłaszcza w firmach zatrudniających setki lub tysiące pracowników i tych mających wysoką rotację personelu stanowi nie lada wyzwanie. Trudno też o rejestrowanie czasu pracy osób z agencji pracy tymczasowej, którzy często przychodzą do zakładu pracy na jeden dzień.

    Taki system działa też bez użycia kosztownych skanerów, których instalacja, przytwierdzanie do ściany i okablowanie  nie jest łatwe. 

    Użycie systemu e-RCP umożliwi Ci wykorzystanie jako rejestrator dowolnego urządzenia z dostępem do internetu które może być używane również do innych celów np.: tablet, smartfon lub komputer służbowy, a dla handlu urządzeniem rejestrującym może być skaner kodów kreskowych używany do skanowania produktów. Zamiast kart są kody QR lub kreskowe, które łatwo można pobrać online. 

    rejestracja czasu pracy

    W Grafiku Optymalnym elektroniczna rejestracja czasu pracy jest jednym z elementów służących do rozliczania czasu pracy. Dzięki skorelowaniu rejestrów z grafikiem łatwo zauważysz odstępstwa — spóźnienia czy nieprzyjście do pracy.

  2. Skonfiguruj moduł e-RCP

    Zanim na dobre rozpoczniesz korzystanie z e-RCP poświęć chwilę na odpowiednią konfigurację tego systemu. Dopasuj różne możliwości walidacji RCP tak, aby aplikacja np.: automatycznie zaokrąglała wejścia i wyjścia pracowników do pełnej godziny. W ten sposób nie powstaną minutowe nadgodziny. 

    Odpowiednia konfiguracja modułów i ustawienie najważniejszych parametrów spowoduje, że będziesz mieć mniej pracy przy grafiku pracy przez to, że skonfigurujesz wcześniej system względem własnych potrzeb.

    Moduł RCP możesz skonfigurować według własnych potrzeb. System umożliwia m.in. korektę odbić podczas zamykania dni, automatyczne przenoszenie rejestrów do wykonania grafiku i wiele innych.  

  3. Wyszkol pracowników z obsługi e-RCP

    Nawet najlepiej dopasowany i skonfigurowany system nie zadziała prawidłowo, jeśli wcześniej nie poświęcisz czasu na przeszkolenie pracowników w obsługi elektronicznej rejestracji czasu pracy. Twoi zatrudnieni powinni zostać poinformowani, czemu ma służyć wdrożenie takiego systemu, dlaczego jest to dla firmy istotne i jakie niesie za sobą korzyści. Warto też wyjaśnić kiedy ma się odbyć odbicie. Nie dla wszystkich może być oczywiste, że powinno to mieć miejsce bezpośrednio przed lub po pracy, a nie wtedy kiedy pracownik dopiero zjawił się w zakładzie.

    Dobrą praktyką jest skorzystanie ze szkoleń oferowanych przez dostawcę programu, o ile ma taką opcję w pakiecie. Pracownicy na spotkaniu ze szkoleniowcem będą mogli rozwiać wszelkie swoje wątpliwości związane z e-RCP, a także uzyskać szczegółowe informacje dotyczące ewentualnych trudności z jakimi mogą się mierzyć. Zalecamy także wybranie w swoim zespole jednej lub kilku osób, które w razie ewentualnej rotacji pracowników będą mogły wewnętrznie przeszkolić nowozatrudnione osoby w firmie. 

  4. Przekaż pracownikom loginy do e-RCP

    Ostatnim etapem wdrażania elektronicznej rejestracji czasu pracy jest przekazanie pracownikom indywidualnych kodów lub loginów do e-RCP. Znajdziesz je na karcie pracownika lub możesz wygenerować dla wszystkich pracowników danej lokalizacji zbiorczo.

    rejestracja czasu pracy
    Rejestrowanie wejść i wyjść pracowników odbędzie się bez kosztownych rejestratorów. Wystarczy dowolne urządzenie z dostępem do internetu – komputer czy tablet, które może być jednocześnie używane do innych celów.

Podsumowanie

Tak przeprowadzony proces wdrażania elektronicznej rejestracji czasu pracy spowoduje, że pierwsze kroki z użytkowaniem modułu przejdą gładko. Jeśli chcesz sprawdzić jak działa e-RCP i czy to rozwiązanie sprawdzi się w Twojej firmie, skorzystaj z bezpłatnego 30-dniowego okresu próbnego w Grafiku Optymalnym. Nasz system w wersji próbnej pozwoli Ci na dodanie swoich pracowników do aplikacji, utworzenie dla nich grafików, a także przetestowanie elektronicznej rejestracji czasu pracy.

program do grafików

Oceń artykuł

słabyprzeciętnydobrybardzo dobrywspaniały (oceń)
Loading...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *