Większość menadżerów czy właścicieli firm około 20. dnia każdego miesiąca staje przed zadaniem ułożenia grafiku czasu pracy na kolejny miesiąc. Nie zdają sobie często sprawy z tego, że grafik pracy to jeden z kluczowych dokumentów w firmie.
Nie jest to ciekawa perspektywa - ot trzeba przysiąść na parę godzin przed nudną tabelką w Excelu... Najlepiej tę żmudną czynność zrobić jak najszybciej, by mieć “odhaczone” i przejść do kolejnych zadań.
Prawda?
Takie nastawienie nie tylko nie jest słuszne, ale potencjalnie również bardzo ryzykowne. W niniejszym artykule wyjaśnimy Ci dlaczego i pokażemy alternatywne podejście.
Po przeczytaniu tego artykułu zrozumiesz, jakie szkody może generować źle utworzony grafik pracowniczy oraz jakie korzyści odniesiesz, gdy poświęcisz grafikom pracy odrobinę więcej uwagi.
#1: Prawo pracy
Przede wszystkim trzeba mieć świadomość, że planowanie czasu pracy unormowane jest przez Kodeks Pracy. Określa on ilość godzin, jaką można przepracować w ciągu doby i miesiąca, długość okresów rozliczeniowych, długość odpoczynków dobowych i tygodniowych w zależności od przyjętego systemu czasu pracy.
Niestosowanie się do wytycznych Kodeksu Pracy niesie ryzyko kar dla firmy, a te mogą wynosić nawet 30000 zł. Brak świadomości, że zły grafik pracy może skutkować karami to jeden z najczęstszych błędów przedsiębiorców. Sprawdź inne konsekwencje błędów w grafikach pracy.
#2: Wizerunek
Planowanie czasu pracy wpływa na wizerunek firmy. Ma to związek z pierwszym punktem - jeżeli firma nie przestrzega przepisów Kodeksu Pracy, to po prostu nie działa zgodnie z prawem. Jej wizerunek jako pracodawcy nie może być wówczas zbyt dobry.
Po drugie, źle ułożony grafik pracowniczy może powodować dezorganizację pracy, co jest odczuwalne przez pracowników i wpływa negatywnie na ich postrzeganie przełożonych i sposobu organizacji pracy jak i klientów firmy, którzy nie dostają usługi na czas. W pierwszym wypadku może skończyć się to nadmierną rotacją pracowników, a w drugim poważnymi problemami finansowymi.
#3: Dbanie o pracownika
Tam, gdzie godziny pracy są długie i praca wykonywana jest również w soboty i niedziele (praca zmianowa, system równoważny), grafik pracy powinien uwzględniać sugestie czy prośby pracowników w odniesieniu do dni lub godzin, w których potrzebują mieć wolne.
W obecnych czasach nie można oczekiwać, że pracownik będzie dla nas dyspozycyjny non-stop. Trzeba mieć świadomość, że każdy pracownik poza pracą ma inne obowiązki. Potrzebuje móc zaplanować choćby wizytę u lekarza czy udział w rodzinnej uroczystości.
Zatrudniając studentów należy pamiętać o ich zajęciach i egzaminach. Nie uwzględniając próśb pracowników ryzykujemy, że pracownik będzie zmuszony wziąć urlop na żądanie lub pójść do fikcyjne zwolnienie lekarskie, o czym przełożony dowie się w ostatniej chwili, kiedy już nie będzie łatwo zorganizować zastępstwa. Konsekwencją może być dezorganizacja pracy. Brak możliwości pogodzenia życia zawodowego z nauką i życiem prywatnym jest jedną z najczęstszych przyczyn odejść z pracy, czyli rotacji personelu, która jest bardzo kosztowna (koszty rekrutacji, szkoleń i wdrożenia nowego pracownika).
#4: Dostosowanie pracowników do ilości pracy (w skali dnia, miesiąca, roku)
W wielu branżach - zwłaszcza w branży usługowej - ilość pracy do wykonania nie jest taka sama przez cały dzień. Weźmy na przykład sklep odzieżowy w centrum handlowym - rano jest pusto, ilość klientów stopniowo zwiększa się, by osiągnąć szczyt w godzinach popołudniowo - wieczornych, a po 20-tej znów spada. W weekend może być inaczej - najwięcej klientów do popołudnia, a potem spadek. Ilość pracowników w grafiku powinna być adekwatna do ilości pracy, a więc do ilości klientów. Jeśli na grafiku jest taka sama ilość pracowników przez cały dzień, to najczęściej rano się “obijają”, a w szczycie klienci czekają w kolejkach. Wpływ na biznes jest oczywisty - z jednej strony marnotrawstwo pieniędzy wydanych na nadmiar porannych godzin, a z drugiej - odpływ zdenerwowanych klientów.
Ilość pracy do wykonania różni się nie tylko w skali dnia, ale też w skali poszczególnych dni miesiąca czy miesięcy w roku. Ma na to wpływ bardzo wiele czynników jak święta, wypłaty, pora roku, pogoda, itd. Weźmy np. produkcję pomidorów - ilość pracy do wykonania w kwietniu jest o wiele mniejsza niż w lipcu przy zbiorach. To powinno mieć odzwierciedlenie w grafiku pracy. W zaplanowaniu sprzedaży w firmie wspomoże Cię inny artykuł w naszej bazie wiedzy.
#5: Zgodność z budżetem i koszty pracy
Każdy przedsiębiorca czy menadżer dąży do maksymalizacji zysków. Osiąga je przez m.in. optymalizację kosztów. Koszty pracy, czyli kwota wydana na pensje pracownicze stanowi najczęściej największy procent kosztów firmy. Układając grafik trzeba mieć świadomość, że każda godzina pracy kosztuje. Najlepiej więc przy układaniu grafiku przeliczać ilość zaplanowanych godzin i weryfikować, czy koszt grafiku jest zgodny z założonym budżetem. Trzeba też założyć pewien bufor na nieprzewidziane sytuacje jak zwolnienia lekarskie i konieczność zastępstwa. Układając zły grafik można nieźle popłynąć - np. obsadzając nadmiernie grafik w okresach, kiedy nie ma odpowiednio dużo pracy do wykonania.
Grafik pracy i jego znaczenie - podsumowanie
Jak widzisz grafik pracy jest ważnym aspektem, który decyduje, czy zasoby Twojej firmy będą zamienione na produkty końcowe w sposób optymalny. Każda sprawna firma musi posiadać dobry grafik pracy, jeśli chce się rozwijać w zrównoważony sposób. Co więcej, dla każdej firmy istnieje specyficzny optymalny grafik pracy. Jeśli chcesz sprawdzić, jak wygląda ten unikalny grafik dla Twojej firmy, zerknij poniżej i utwórz dla niej Grafik Optymalny.
Loading...