Praca hybrydowa to stosunkowo młody i elastyczny model wykonywania obowiązków, który w wielu branżach stale zyskuje na popularności. W artykule przybliżam podstawowe informacje dotyczące tej formy organizacji pracy. Omawiam kwestie istotne z perspektywy pracodawców i Działów Kadr.
Praca hybrydowa a Kodeks Pracy – podstawa prawna
Pojęcie „pracy hybrydowej” nie pojawia się w polskim Kodeksie Pracy. Odnosi się ono do jednej z form organizacji pracy zdalnej, czyli – zgodnie z art. 6718 k.p. – wykonywania obowiązków „całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość”. Taka forma organizacji oficjalnie obowiązuje w polskim ustawodawstwie od 31 lipca 2023 roku. Dopuszcza się pracę zdalną wykonywaną:
- całkowicie, a więc każdorazowo spoza biura;
- częściowo, czyli częściowo w domu, a częściowo w biurze;
- okazjonalnie – na wniosek pracownika i nie więcej niż 24 dni w ciągu roku kalendarzowego.
To właśnie model częściowy i okazjonalny określa się potocznie „pracą hybrydową”. Stał się on szczególnie popularny w takich branżach jak IT, księgowość, marketing, doradztwo zawodowe czy media.
Różnice między pracą hybrydową a zdalną całkowitą
Podstawową różnicą między pracą hybrydową a zdalną całkowitą jest konieczność okresowego pojawiania się pracownika w biurze. Niewskazane lub niemożliwe jest zatem, by świadczył usługi np. w innym kraju. Z perspektywy pracodawcy praca hybrydowa:
- sprzyja integracji z zespołem,
- rozszerza spektrum rekrutacyjne,
- wprowadza większą dyscyplinę,
- pozwala na skuteczniejsze ewidencjonowanie czasu pracy oraz jej efektów niż w przypadku pracy całkowicie zdalnej.
- pomaga optymalizować koszty utrzymania biura.
Praca hybrydowa nakłada też na pracodawcę pewne dodatkowe obowiązki. Na czas pojawienia się pracownika w biurze musisz mu zapewnić m.in. bezpieczne i ergonomiczne środowisko pracy oraz dostęp do niezbędnych sprzętów, narzędzi i zasobów. Niektóre firmy mogą napotykać na problemy komunikacyjne czy organizacyjne, związane z np. wyznaczaniem zadań, monitorowaniem czasu pracy lub jej efektów. W takich obszarach nieocenione okazuje się wsparcie dedykowanego oprogramowania (np. Grafik Optymalny).
Praca hybrydowa 2023 – umowa o pracę
W przypadku umowy o pracę hybrydową obowiązują wszelkie inne przepisy zawarte w Rozdziale II Kodeksu Pracy. Możesz ją wprowadzić:
- od początku trwania stosunku pracy (podpisując z nim umowę o pracę),
- w trakcie trwania tego stosunku, dołączając aneks.
Wymagana jest obustronna zgoda stron umowy. Niekiedy jako pracodawca możesz samodzielnie (bez konsultacji z pracownikiem) zdecydować, że ktoś przejdzie na taki model, jednak dopuszczalne jest to wyłącznie, gdy:
- z powodu siły wyższej nie będziesz w stanie zapewnić pracownikowi bezpiecznych warunków pracy,
- w regionie lub w kraju zacznie obowiązywać stan epidemii, zagrożenia epidemicznego lub stan nadzwyczajny.
Wprowadzając pracą hybrydową ten model w umowie o pracę, musisz wyraźnie określić „miejsce pracy” lub „miejsce wykonywania pracy”. Nie zostało ono jasno zdefiniowane w Kodeksie Pracy. Przyjmuje się jednak, że jest to jednostka przestrzeni albo obszar geograficzny, gdzie pracownik rozpoczyna i kończy wykonywanie obowiązków. Przykładowo, dana osoba może pracować raz w domu, a raz w biurze albo – jeśli np. prowadzi szkolenia stacjonarne – przez 3 dni świadczyć usługi w siedzibach kontrahentów na terenie województwa, a 2 dni pojawiać się w firmie.
Czas pracy hybrydowej – ile dni i godzin?
Wymiar pracy osoby zatrudnionej na umowę o pracę w modelu hybrydowym nie został wyraźnie określony przez ustawodawcę. Nie istnieje żadna zasada co do tego, że ktoś musi pracować np. 2 dni w biurze, a 3 w domu itd. Zalecanym jest system mieszany, dostosowany do indywidualnych potrzeb firmy i pracownika. Musisz przy tym pamiętać, że każda osoba zatrudniona w tym modelu na pełen etat:
- ma prawo do 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego i 35 godzin odpoczynku tygodniowego
- nie powinna pracować więcej niż 40 godzin tygodniowo oraz ponad swój podstawowy wymiar czasu pracy.
Obowiązują wszystkie normy i przepisy dotyczące czasu pracy, podobnie jak przy pracy stacjonarnej.
Ewidencja czasu pracy hybrydowej
Wobec osób pracujących hybrydowo stosuje się ogólnie obowiązujące w tym zakresie zasady Kodeksu Pracy. Oznacza to, że wymaga się od nich szczegółowej karty ewidencji czasu pracy, na podstawie której naliczane są pensje pracowników.
Zgodnie z polskim prawem pracy w dokumencie powinien być na bieżąco odnotowywany każdy dzień roboczy, włącznie z godzinami, nadgodzinami, absencjami itd. Na karcie osób pracujących hybrydowo musi się dodatkowo znaleźć informacja o tym, że odbyła się praca zdalna. Bez tego niemożliwa będzie np. wypłata ryczałtu.
Jak najlepiej ewidencjonować pracę hybrydową?
W dniach, gdy pracownik przebywa w firmie, nie wydaje się to stanowić większego problemu. Może on wtedy wypełnić fizyczny dokument czy rejestrować wejście i wyjście w sposób bardziej nowoczesny np. poprzez czytnik kodów QR. Inaczej dzieje się, gdy osoba pełni obowiązki poza firmą. Jak wówczas ewidencjonować jej pracę?
Najlepiej zastosować elektroniczne systemy ewidencji czasu pracy pozwalające na potwierdzanie początku i końca pracy, tzn. bez konieczności przesyłania do firmy papierowej listy. Dedykowanym rozwiązaniem jest w tej sferze Grafik Optymalny, w którym czas pracy jest automatycznie rozliczony i przeniesiony na karty ewidencji. Dzięki niemu możesz na bieżąco odnotowywać i monitorować, kto, kiedy, gdzie i o której rozpoczął i zakończył dzień roboczy. Oprogramowanie umożliwia nie tylko wygodną i skrupulatną ewidencję. Dzięki niemu za pomocą kilku kliknięć przekształcisz służbowy laptop, tablet czy telefon w czytnik RCP, umożliwiający rejestrowanie wejść i wyjść pracowników tak, jak robią to standardowe czytniki.
Chcesz już teraz przekonać się, jak działa Grafik Optymalny?
Loading...