Automatyzacja ewidencji czasu pracy - czy to możliwe?

Przedsiębiorcy stale szukają nowych możliwości, które w znaczny sposób zoptymalizują powtarzalne, mało rozwojowe zadania, które dotychczas musiał wykonywać pracownik. Dzięki automatyzacji sporej część tego typu zadań nie wykonuje już człowiek. Największą zaletą automatyzacji jest zminimalizowanie ilości popełnianych błędów, co przy zadaniach powtarzalnych i wymagających precyzji jest kluczowe. Wyeliminowanie pracy ludzkiej wpływa też na optymalizację kosztów procesów, a pracownicy mogą być zaangażowani w inne prace.

Ciągły rozwój technologiczny zmusza przedsiębiorców do sięgania po nowoczesne rozwiązania. Firmy, którym zależy na rozwoju, nie mogą sobie pozwolić na stagnację i zwlekanie z automatyzacją - może być to zbyt kosztowne.

Technologia dotarła również do działów HR i zadomowiła się tam na dobre. Istnieje wiele narzędzi, które usprawniają codzienną pracę w tej gałęzi biznesu. W tym artykule skupimy się jednak na automatyzacji prowadzenia ewidencji czasu pracy. Zapraszam do lektury!

Ewidencja czasu pracy i listy obecności

Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy, określonym w Kodeksie Pracy. Niezależnie od liczby zatrudnianych osób, taka dokumentacja musi być rzetelnie i szczegółowo prowadzona. Jej głównym celem jest prawidłowa wypłata wynagrodzeń, jak również innych świadczeń związanych z pracą, które są skorelowane z czasem pracy. To właśnie o kartę ewidencji w pierwszej kolejności zapyta Państwowa Inspekcja Pracy podczas kontroli. Częstym błędem jest utożsamianie listy obecności z kartami ewidencji czasu pracy. To dwa osobne dokumenty, jednakże prowadzenie prawidłowych i szczegółowych kart ewidencji bez potwierdzania dokładnego czasu pracy jest niemożliwe. 

Przepisy nie określają dokładnej formy prowadzenia list - może być papierowa lub elektroniczna, czyli wykonana za pomocą urządzeń rejestrujących w formie hardware lub software. Zapis o funkcjonującej formie w danym przedsiębiorstwie, powinien znaleźć się w regulaminie firmy. Wbrew pozorom, coraz więcej firm decyduje się na prowadzenie elektronicznej rejestracji czasu pracy. Trudno się temu dziwić, skoro zalet jest zdecydowanie więcej, niż w przypadku tradycyjnych papierowych list obecności, które powoli odchodzą do lamusa.

Papierowe listy obecności a RCP

Największym minusem papierowych list obecności jest brak kontroli nad faktycznie przepracowanymi godzinami. Papier przyjmie wszystko. Pracownicy często zapominają regularnie podpisywać się na listach obecności. Dochodzi do nadużyć. Listy podpisywane są przez kolegów z pracy, niekiedy ze wsteczną datą lub hurtowo, na zakończenie miesiąca. Listy prowadzone w ten sposób nijak się mają do realnie przepracowanych godzin.

Kolejny aspekt to papierologia. Małe firmy mogą sobie pozwolić na zbieranie kilku list w miesiącu. Jeśli jednak skala przedsiębiorstwa jest znacznie większa, a pracowników liczymy w tysiącach, pojawia się duży problem logistyczny. Administracja tonie w papierach, a miejsca na archiwizację tak dużej liczby dokumentów, zaczyna brakować. Powierza się ją wówczas wyspecjalizowanym firmom.

Listy obecności często prowadzone są chaotycznie i trudno rozszyfrować, jakie dane są na nich wprowadzone. Dla osoby, która zajmuje się weryfikacją czasu pracy, jest to mozolne i czasochłonne zadanie, szczególnie przy większej liczbie pracowników. Mogą pojawić się wówczas błędy w ewidencji czasu pracy polegające na nieprawidłowym uzupełnieniu danych o faktycznie przepracowanym czasie pracy. Bazujących na takich danych rozliczenie czasu pracy jest nieprawidłowe. Tym samym mogą pojawić się niezgodności w wysokości wypłat. Z kolei ilość pracy przy ręcznym nanoszeniu danych o czasie pracy może spowodować opóźnienia w ich wypłacie. Taki sam skutek może mieć tworzenie planów pracy na papierze, w Excelu, czy innych systemach niepowiązanych z ewidencją czasu pracy. Przy ręcznym przenoszeniu danych o planowanym czasie pracy do celów prowadzenia ewidencji może pojawić się błąd.

Rozwiązaniem, które zautomatyzuje przeniesienie  danych o czasie pracy (planowany i wykonany) na karty ewidencji oraz zautomatyzuje podsumowanie i rozliczenie godzin w poszczególnych kategoriach jak godziny nocne, nadliczbowe, urlopy, zwolnienia lekarskie i inne na kartach jest dedykowany do tego system Grafik Optymalny.

Dostępny w Grafiku Optymalnym moduł RCP umożliwia rejestrację faktycznych godzin pracy. Nie ma tutaj miejsca na nieprawidłowości. System rejestruje faktyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także przerwy i spóźnienia. Informacje o przepracowanych godzinach znajdziesz w systemie oraz w dedykowanych raportach, bez konieczności archiwizowania ich w formie fizycznej. Dane o zarejestrowanym czasie pracy automatycznie przeniosą się do ewidencji czasu pracy. 

Skorelowanie tych danych z grafikiem czasu pracy stworzonym w systemie powoduje, że zautomatyzowane jest również rozliczenia czasu pracy. Dane o planowanym i wykonanym czasie pracy automatycznie przeniosą się do ewidencji czasu pracy.

Automatyczna ewidencja

Tworząc harmonogram pracy w Grafiku Optymalnym, system umożliwia wygenerowanie cyfrowej karty ewidencji czasu pracy. Uzyskujemy tym samym plan pracy, a korzystając z modułu RCP - wykonanie. Sumy automatycznie pojawiają się na kartach, rozliczając tym samym czas pracy. Osoba, która wcześniej zajmowała się weryfikacją list z grafikiem, może odetchnąć z ulgą. Popełnienie błędu odchodzi  w zapomnienie. W przypadku ręcznego liczenia godzin - wręcz przeciwnie łatwo o pomyłkę. System wyliczy i zsumuje godziny przepracowane, nadgodziny, godziny nocne, godziny urlopowe, chorobowe i wszystkie pozostałe, które są wymagane w karcie ewidencji czasu pracy. Sprawdź znajdziesz wzór przykładowej karty, którą możesz generować jednym kliknięciem w Grafiku Optymalnym!

Warto iść z duchem czasu i korzystać z nowych rozwiązań, które realnie ułatwiają pracę. W naszym programie możesz prowadzić ewidencję w 100% zgodną z przepisami Kodeksu Pracy. Skorzystaj z 30-dniowego okresu testowego i przekonaj się już dzisiaj. Dołącz do czołowych polskich firm, które korzystają z naszego rozwiązania!

Oceń artykuł

słabyprzeciętnydobrybardzo dobrywspaniały (oceń)
Loading...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *