5 rad jak optymalizować i obniżyć koszty pracy w firmie

Jako własciciel firmy, manager lub CFO zapewne często patrzysz w liczby. Analizując rachunek zysków i strat swojej firmy widzisz, że najwięcej pieniędzy idzie na koszty personalne.

Myślisz więc – skoro na to wydajemy najwięcej, to na pewno warto zastanowić się, czy można zoptymalizować czyli obniżyć wydatki w tej kategorii kosztów. Może zwolnić część pracowników? Tak, wtedy na pewno obniżysz koszty pracy kwotowo, ale najprawdopodobniej obniżysz też przychody lub rozmontujesz firmę. Nie tędy droga!

W poniższym artykule podamy Ci 5 podpowiedzi, gdzie szukać oszczędności w kosztach personalnych. Doradzimy Ci, jak efektywnie optymalizować koszty pracy.

  • Dobre planowanie czasu pracy to podstawa! To, ile godzin pracy przepracują Twoi pracownicy, przekłada się na koszt pracy. W dużej firmie nawet z zaoszczędzonych kilku godzin dziennie w każdym z działów czy oddziałów daje w skali miesiąca niezłą kwotę. Im większa firma, tym większe straty wynikające ze złego zarządzania grafikami pracy i tym większe kary za niezgodność grafików pracy z zasadami Kodeksu Pracy. Grafik pracy w dużej firmie ma ogromne znaczenie dla płynnego działania biznesu.
  • Szukaj i stosuj KPI. Kiedy ilość pracy jest zmienna w czasie, ilość pracowników powinna być również zmienna. Najlepiej zaplanować obsadę bazując na wskaźnikach (KPI) wydajnościowych jak produktywność, mm/tc’s (minuty/transakcje). Znając planowaną wielkość produkcji, poziom sprzedaży, ilość transakcji, połączeń przychodzących itd. oraz oczekiwaną wysokość danego wskaźnika, możemy wyliczyć ilość roboczogodzin, a więc pracowników potrzebnych w danym interwale w pracy. Zbyt duża ilość pracowników w momencie kiedy nie ma zapotrzebowania na pracę oznacza spadek wydajności, a więc wyrzucanie pieniędzy w błoto. Zbyt mała ilość wtedy, kiedy pracy jest dużo, hamuje przychód. W przypadku dużych firm, planowana wysokość sprzedaży jest kluczowym aspektem przy tworzeniu grafiku pracy. Managerowie w firmach z branż Retail i HoReCa zawsze estymują sprzedaż w ujęciu miesięcznym, a następnie w poszczególnych dniach tak, aby zapewnić odpowiednią ilość obsady. Sprawdź, na co zwrócić uwagę tworząc grafik pracy w dużej firmie.

grafik pracy zasady pdf dokument grafik optymalny

  • Miej kontrolę nad faktycznym czasem pracy. Szacuje się, że nieodnotowane spóźnienia czy wyjścia przed czasem stanowią nawet 10% czasu pracy. To stanowi koszt, który nie musiałby być wypłacony. Najczęściej w firmach przeszkodę do rejestrowania faktycznego czasu pracy stanowi technologia – stosowanie list obecności, gdzie pracownik nawykowo lub aby uniknąć problemów wpisuje godziny wejścia i wyjścia z grafiku, a nie faktyczne. Jeśli firma decyduje się na rejestratory, to często umieszcza je w złym miejscu – przy wejściu do zakładu pracy, zamiast przy wejściu na stanowisko. Zatem pracownik może skończyć pracę na stanowisku wcześniej niż powinien, a zarejestrować swoje wyjście we właściwej porze, tak jak było zaplanowane w grafiku pracy. W przypadku dużych firm trudno jest to upilnować.
  • Kontroluj rotację (fluktuację) personelu. Rotacja in. fluktuacja pracowników oznacza, że pracownicy odchodzą, a w ich miejsce trzeba zatrudnić nowych. Wiąże się to z ogromem dodatkowych kosztów. Należą do nich między innymi koszty rekrutacji nowych pracowników, badań lekarskich, szkoleń, adaptacji itd. Nowy pracownik ma też mniejszą wydajność niż ten doświadczony. Jeśli jeszcze nie śledzisz poziomu rotacji w Twojej firmie to błąd. Warto ją analizować łącznie za cały rok, jak i w poszczególnych miesiącach, najlepiej dla całej firmy jak i indywidualnie dla poszczególnych działów i oddziałów firmy. Tylko na podstawie analizy danych możesz podejmować skuteczne działania, które będą prowadzić do obniżenia poziomu rotacji, przyczynią się to zatem do obniżenia kosztów pracy.grafik pracy tiger case study PDF
  • Bądź w zgodzie z prawem pracy. Niedostosowanie firmy do przepisów Kodeksu pracy w zakresie czasu pracy i innych to poważny błąd. Konsekwencje to kary z PIP sięgające do 30 000 zł oraz sądy pracy. Powoduje to też utratę reputacji w oczach potencjalnych pracowników lub klientów. Ponadto, wpływa również na zwiększoną  rotację obecnych pracowników. A więc nic dobrego – wysokie koszty i spadek przychodów. Poznaj 5 najczęściej łamanych przepisów związanych z grafikami pracy. Duże firmy dość często podlegają kontroli przez PIP, więc grafiki pracownicze w dużych firmach tworzone są zgodnie z przepisami. Wpływa to też pozytywnie na wizerunek firmy jako rzetelnego pracodawcy.

Pamiętaj, że odpowiedni grafik pracy pomoże Ci obniżyć koszty pracy! Sprawdź, ile tracisz na złym grafiku pracy. Błędy w grafiku pracy mogą również skutkować nałożeniem kar na pracodawcę przez PIP. Umów się na rozmowę i przekonaj się, że można ich łatwo uniknąć!grafik pracy

Tak może wyglądać Twój grafik pracy!

tooltip grafik pracy kalendarz czas pracy koszty pracy

Oceń artykuł

słabyprzeciętnydobrybardzo dobrywspaniały (2 głosów, średnia: 5,00 / 5)
Loading...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *