22 konsekwencje planowania czasu pracy bez odpowiednich narzędzi

Jedną z najczęstszych sytuacji, którą obserwujemy wśród naszych potencjalnych klientów, jest planowanie czasu pracy i tworzenie grafików pracy w systemach lub przy użyciu narzędzi, które nie zostały do tego stworzone. Kartki papieru, arkusze Excela, Microsoft Word, a czasami nawet zwykły wątek mailowy lub wymiana na Messengerze... Widzieliśmy już chyba wszystko! Niestety te rozwiązania nie mają nic wspólnego z bezpiecznym planowaniem czasu pracy. Zauważamy, że istnieje pewna reguła, którą można zawrzeć w zdaniu: pokaż mi swój grafik pracy, a powiem Ci, jak jest zarządzana Twoja firma. Podobnie jak księgowość firmy, także planowanie czasu pracy wymaga narzędzi, które zostały wyspecjalizowane do tego celu. Nieużywanie ich ma bardzo konkretne konsekwencje dla całej organizacji. W tym artykule postaramy się dosłownie wypunktować te obszary ryzyka. Nie będzie to długa lektura, ale z pewnością motywująca dla tych, którym dobra organizacja firmy leży na sercu!

Brak uzgodnienia grafiku pracy z Kodeksem Pracy

  • Ryzyko kar z PIP do 30 000 zł
  • Ryzyko stawiania się przed Sądami Pracy
  • Ryzyko utraty wizerunku w oczach pracowników i klientów
  • Konieczność przeprowadzania regularnych szkoleń dla osób tworzących grafiki w zakresie przepisów o czasie pracy
  • Konieczność trzymania ręki na pulsie w zakresie zmian w przepisach o czasie pracy
  • Manualna weryfikacja grafików pod kątem zgodności z wieloma przepisami

Brak dostosowania obsady do potrzeb

  • Nadmiar pracowników w czasie, kiedy nie jest to konieczne, oznacza zbędny koszt
  • Niedobór pracowników w czasie, kiedy pracy jest dużo, skutkuje ryzykiem niewykonania pracy w terminie, a tym samym utratą potencjalnych zysków
  • W handlu czy gastronomii niedobór pracowników skutkuje kolejkami i oczekiwaniem na obsługę, a więc utratą wizerunku i odpływem klientów

Brak integracji z systemami zewnętrznymi 

  • Konieczność ręcznego przenoszenia danych o czasie pracy do systemu płacowego, co jest czasochłonne i może powodować błędy
  • Konieczność ręcznego nanoszenia nowych pracowników czy umów

Brak automatycznego tworzenia grafiku

  • Czasochłonne ręczne wprowadzanie godzin pracy
  • Dodatkowy czas poświęcony na przeplanowanie grafiku w sytuacji zmiany zapotrzebowania na pracę, urlopów na żądanie czy zwolnień lekarskich
  • Niska jakość grafiku pracy - możliwe pomyłki, błędy związane z przepisami KP o czasie pracy, niedostosowanie grafiku do potrzeb pracowników

Brak automatycznego rozliczenia czasu pracy

  • Czasochłonne zliczanie danych o czasie pracy na bazie grafiku planowanego i wykonanego
  • Ryzyko błędów w tym zakresie skutkujące wypłaceniem pracownikom niewłaściwych kwot

Brak uwzględnienia preferencji pracowników do co czasu pracy

  • Brak work-life balance i mniejsze zadowolenie z pracy, które może skutkować odejściami z firmy
  • Dodatkowa rotacja jest zbędnym kosztem dla firmy
  • Gorszy wizerunek firmy jako pracodawcy
  • Brak możliwości zatrudniania pracowników o niepełnej dyspozycyjności - studentów, opiekujących się rodzicami, odprowadzających dzieci do przedszkola itd.

Brak synchronizacji urlopów z grafikiem pracy

  • Dodatkowa zbędna praca polegająca na przenoszeniu zaakceptowanych urlopów do grafiku
  • Błędne naliczenie godzin urlopowych np. w przypadku wnioskowania o urlop po publikacji grafiku

Darmowy audyt grafików pracy

Nasz zespół ekspertów zupełnie za darmo przeanalizuje grafiki pracy w Twojej firmie i wskaże potencjalne obszary poprawy, a także wytłumaczy, w jaki sposób Grafik Optymalny pozwala w dużym stopniu zautomatyzować planowanie czasu pracy. Zatem jeśli chcesz sprawdzić, czy grafiki pracy, które tworzysz, spełniają wszystkie wymogi prawne, zapisz się na darmowy audyt. 

Poznaj Grafik Optymalny

Poniżej rzuć okiem na fiszkę, z której dowiesz się najważniejszych rzeczy o platformie Grafik Optymalny.

Oceń artykuł

słabyprzeciętnydobrybardzo dobrywspaniały (1 głosów, średnia: 5,00 / 5)
Loading...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *