13 zasad zarządzania grafikami pracy w okresie wzmożonych zwolnień lekarskich

Zwolnienia wpływają negatywnie na koszty pracy – do 33 lub 14 dni w przypadku osób powyżej 50 roku życia chorobowych w roku pokrywa pracodawca i stanowi ono najczęściej 80% wynagrodzenia, a dodatkowo osobę na zwolnieniu trzeba zastąpić inną i często w ten sposób dochodzi do powstawania kosztownych nadgodzin.

Konieczność zastępstwa powoduje też komplikacje w grafiku pracy zespołu i konieczność tzw. „łatania dziur” grafikowych, a jeżeli to się nie udaje, powstaje dezorganizacja. Zbyt mała ilość rąk do pracy wpływa ujemnie na wyniki.

Jak bez większych problemów przeprowadzić firmę przez burzliwy, chorobowy okres jesienno-zimowy? W poniższym artykule spróbujemy odpowiedzieć na to pytanie.

Oto 13 zasad zarządzania grafikami pracy w okresie wzmożonych zwolnień.

#1: Poproś pracownika o wcześniejsze świadectwa pracy i sprawdź ilość dni chorobowych. 

Czy da się ustrzec przed zwolnieniami lekarskimi? Nie możesz zabronić pracownikom pójścia na zwolnienie lekarskie – mają do tego prawo. Powszechnie jednak wiadomo, że prawo to bywa wykorzystywane niekoniecznie w sytuacji choroby. Przed zatrudnieniem nowego pracownika poproś więc o wcześniejsze świadectwa pracy i sprawdź ilość dni chorobowych. Jeżeli jest ich dużo i nie było to uzasadnione niczym szczególnym, prawdopodobne jest, że pracownik będzie nagminnie chorował również pracując dla Ciebie.

#2: Poinformuj pracowników o negatywnych konsekwencjach nadmiaru zwolnień. 

Daj znać pracownikom, że przyglądasz się ich absencjom i jak postrzegasz „podejrzane” zwolnienia lekarskie. Uświadom pracownikom, że informacja o ilości dni chorobowych pojawi się na świadectwie pracy i zbyt duża ilość może wpłynąć negatywnie w przypadku ubiegania się o inną pracę w przyszłości lub źle nastawić do pracownika jego przyszłego pracodawcę.

#3: Uwzględnij sugestie pracowników. 

Często pracownik udaje się do lekarza, by wyłudzić zwolnienie lekarskie w sytuacji, kiedy z jakichś przyczyn potrzebuje mieć wolny dzień, a pracodawca nie chce się zgodzić na urlop wypoczynkowy. Wtedy ratunkiem jest urlop na żądanie. Takich dni przysługuje pracownikowi 4 w ciągu roku. Jeśli jednak wszystkie dni zostały już wykorzystane, to lekarz pozostaje ostatnią deską ratunku. Dlatego więc dobrą praktyką jest pytanie pracowników o podanie próśb grafikowych, czyli wskazanie (w granicach rozsądku) tych dni bądź godzin, kiedy pracownik nie chce pracować i uwzględnianie w miarę możliwości tych próśb. Ma to szczególne znaczenie w firmach, w których praca wykonywana jest 7 dni w tygodniu w różnych godzinach. Oczekiwanie, że pracownik będzie w 100% dyspozycyjny przy takim czasie pracy kończy się właśnie nagłymi zwolnieniami lekarskimi i koniecznością “łatania dziur” w harmonogramie.

#4: Zaplanuj potencjalne urlopy wypoczynkowe odpowiednio wcześniej (szczególnie, jeśli zatrudniasz studentów). 

Po pierwsze, każdy rok należy zacząć od utworzenia planów urlopowych. Jeśli nie wiesz, jak to zrobić, przeczytaj ten artykuł.

Jeżeli zatrudniasz studentów zapytaj ich odpowiednio wcześnie kiedy mają sesje egzaminacyjne i zaplanuj im urlopy wypoczynkowe w jej trakcie lub w okresie poprzedzającym.

Pracujący studenci często udają się do lekarza po zwolnienie, by przygotować się do egzaminów.

Jeżeli staż pracownika nie pozwala na udzielenie wystarczającej ilości urlopu wypoczynkowego, czasem lepiej jest się zgodzić na udzielenie urlopu bezpłatnego. Jeżeli zaplanujesz te urlopy odpowiednio wcześnie, masz szansę przygotować się do nich poprzez zatrudnienie dodatkowych pracowników, choćby na umowę-zlecenie, by nie powstały braki w grafiku.

#5: Nie zmieniaj harmonogramu dla pracownika, który przyniósł zwolnienie lekarskie na okres jego trwania.

Jeśli pracownik pójdzie na zwolnienie lekarskie, przy rozliczaniu czasu pracy zamień zaplanowane godziny pracy na godziny chorobowe w stosunku 1:1. Jeżeli więc pracownik przyniósł zwolnienie na okres 6-10.03 i miał wówczas zaplanowane 40 godzin pracy to przysługuje mu wynagrodzenie za 40 godzin chorobowych.

Nie zmieniaj grafiku dla pracownika, który przyniósł zwolnienie lekarskie na okres jego trwania.

Nie możesz obniżyć w ten sposób należnej pracownikowi liczby godzin chorobowych, a w konsekwencji podwyższyć liczby godzin do wypracowania po powrocie ze zwolnienia.

#6: Osobę na zwolnieniu lekarskim zastąp osobą pracującą na umowie-zleceniu. 

Osobę na zwolnieniu lekarskim najkorzystniej zastąpić osobą pracującą na umowie-zleceniu – ten dodatkowy czas pracy nie będzie skutkował powstawaniem nadgodzin lub osobą pracującą w niepełnym wymiarze – czas pracy powyżej wymiaru etatu, a nieprzekraczający pełnego to godziny ponadwymiarowe bez dodatku.

#7: Do zastępstwa osoby na zwolnieniu lekarskim wyznacz osobę zarabiającą najmniej. 

Jeżeli zatrudniasz wyłącznie na pełny etat i konieczność zastępstwa osoby na zwolnieniu lekarskim spowoduje nadgodziny, wówczas warto sprawdzić wynagrodzenia pracowników i do zastępstwa wyznaczyć osobę zarabiającą najmniej. Powstałe nadgodziny będą po prostu mniej kosztować.

#8: Pamiętaj o spełnieniu wymogu ilości dni wolnych dla osób zastępujących. 

Pamiętaj, by osobie wyznaczonej do zastępstwa zatrudnionej na umowę o pracę udzielić innego dnia wolnego za każdy dodatkowy dzień pracy, aby zgadzała się ilość dni wolnych przysługujących w okresie rozliczeniowym.

#9: Unikaj wyznaczania zastępstw na niedziele i dni świąteczne. 

Ponadto jeżeli konieczność zastępstwa oznacza dla pracownika przyjście do pracy w niedzielę lub święto lub dzień zaplanowany jako wolny za pracę w niedzielę lub święto, powoduje to powstanie nadgodzin płatnych 100%.

Lepiej więc wyznaczać zastępstwo kiedy dzień wolny jest za pracę w sobotę.

#10: Przestrzegaj zasad dot. odpoczynków w przypadku zastępstw czy zmian grafików. 

Zmiany w harmonogramie pracy z powodu zwolnień lekarskich i konieczności zastępstwa chorych pracowników nie mogą powodować łamania przysługujących pracownikom odpoczynków dobowych (11 godzin odpoczynku w każdej dobie) oraz tygodniowych (35 godzin odpoczynku w każdym tygodniu).

#11: Dni urlopu zamień na zwolnienie lekarskie. 

Jeżeli pracownik przedłożył zwolnienie lekarskie obejmujące okres urlopu wypoczynkowego, to dni urlopu zamień na zwolnienie lekarskie, a urlopu udziel w późniejszym terminie.

#12: Zmieniasz grafik pracy? Wskaż przyczynę. 

Zmieniając z powodu konieczności zastępstwa już ułożony harmonogram pracy pamiętaj, by opisać na nim przyczynę zmiany.

#13: Nie bój się kontrolować pracowników posługujących się „podejrzanym” zwolnieniem lekarskim. 

Jeżeli masz wątpliwości co do zasadności zwolnienia lekarskiego i przypuszczasz, że pracownik nie spędza go kurując się, a np. wykonując inną pracę zarobkową, możesz go skontrolować. Masz prawo do kontroli, gdy zatrudniasz co najmniej 20 pracowników. Przeprowadzenie jej ma większy sens, gdy wskazanie lekarskie jest, by chory leżał w łóżku, czyli cyfra 1 na druku zwolnienia. Kiedy wskazanie jest z cyfrą 2, czyli chory może chodzić, a nie zastaniesz go w domu, może się dowolnie usprawiedliwić np. koniecznością wyjścia do apteki.

Zwykle sam fakt stosowania sporadycznych kontroli przez pracodawcę działa prewencyjnie i zmniejsza ilość „podejrzanych” zwolnień lekarskich w firmie.

Co dalej?

Okres wzmożonych zwolnień jest niestety tylko jedną z wielu sytuacji wyjątkowych, z którą zmierzysz się zarządzając kadrami w swojej firmie, a w szczególności układając harmonogramy pracy.

Aby stworzyć dobry grafik pracy, należy pamiętać o wielu ważnych zasadach. Problem w tym, że Kodeks Pracy jest mało czytelny dla osób pochłoniętych budowaniem własnego biznesu.

A gdyby istniał program, który generuje grafiki pracy z automatu zgodne ze wszystkimi zasadami? Szczegóły poniżej:

Zastanawiasz się, jak wyglądają grafiki pracy generowane w naszym programie? Oto szczegóły:

Oceń artykuł

słabyprzeciętnydobrybardzo dobrywspaniały (oceń)
Loading...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *